هر سیستم اطلاعاتی به جمع آوری، پردازش، ذخیره سازی تجربه و تحلیل و نشر اطلاعات برای هدفی خاص می پردازد.
مانند کلیه سیستم ها هر سیستم اطلاعاتی شامل اجزای زیر می باشد:
ورودی ها (مسائل کسب و کار، داده و اطلاعات، دستورالعمل ها و…)
پردازش (برنامه ها، تجهیزات، افراد و…)
خروجی ها (راهکارها، گزارش ها نمودارها و محاسبات و…)
کنترل (تصمیم سازی، نظارت خودکار)
هدف عمده سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر یافتن راهکارهایی برای مسائل کسب و کار سازمانی در محیط سازمانی می باشد. نباید از نظر دور داشت که کامپیوترها در تسهیل کار و ارتقا، کارآیی نقش دارند. اما سیستم اطلاعاتی بسیار فراتر از کامپیوتر می باشند و استقرار موفق آنها مستلزم شناخت رویه های کسب و کارسازمان و محیط بیرونی آنکه توسط سیستم اطلاعاتی پشتیبانی می شود، می باشد. (علی احمدی، ۱۳۸۳، ص ۷)

۲-۲-۷-۶- تفاوت بین کامپیوتر و سیستم های اطلاعات:

کامپیوتر با روش ها و راه های موثری به پردازش داده های مورد نیاز سیستم اطلاعات می پردازد، در حالی که یک سیستم اطلاعات کاری بیش از انجام می دهد. یک برنامه کاربردی موفق سیستم اطلاعات باید شناختی دقیق از کسب و کار و محیط آن داشته باشد. به عنوان مثال برای ایجاد یک IS که کار پشتیبانی تراکنش های یک بازار بورس را انجام می دهد، لازم است تمامی رویه های مرتبط با خرید و فروش سهام، تقاضاها و قوانین و مقررات قانونی به روشنی تعریف شوند. در بحث مربوط به سیستم های اطلاعات تنها اطلاعات کامپیوتری کافی نیست چراکه کامپیوتر تنها بخشی از سیستم پیچیده ای است که باید طراحی، عملیاتی و پشتیبانی گردد. یک سیستم حمل ونقل عمومی در شهر نمونه خوبی برای مقایسه با یک IS است. اتوبوس ها جزء اجزای لاینفک این سیستم هستند، ولی طراحی مسیرها، ایستگاه ها، برنامه های زمان بندی حرکت ها و بسیاری موارد دیگر مثل تقاضای مشتریان، الگوهای ترافیکی، قوانین حمل و نقل شهری، الزامات امنیتی و غیره نیز برای پیاده سازی و اجرای این سیستم ضروری است. عیناً این مثال در مورد یک IS مصداق دارد، کامپیوترها در IS درست مثل اتوبوس ها در سیستم حمل و نقل است. پس می بینیم که کامپیوتر تنها جزئی از این سیستم پیچیده می باشد. (کامرانی، ۱۳۸۶، صص ۴۰-۳۹)

۲-۲-۷-۷- مزایای سیستم های اطلاعاتی:

سیستم های اطلاعاتی و به طور کلی فناوری اطلاعات، مدیران را قادر می سازد تا با سازمان، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری برقرار سازند. برخی از مزایای فناوری اطلاعات و به صورت خاص سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت عبارتند از:
الف) مشارکت بیشتر در تصمیم گیری
ب) افزایش سرعت و کیفیت تصمیم گیری
ج) افزایش سرعت در شناسایی مسائل
برخی دیگر از مزایای سیستم های اطلاعاتی در سازمان عبارتند از:
– برقراری ارتباط کارا بین واحدهای سازمانی (یا سازمان ها)
– افزایش دقت، سرعت و قابلیت عملکرد
– ارتقای اثربخشی و کارایی (بهره وری سازمان)
– امکان استفاده برای کاربردهای متفاوت سازمانی (مدیریتی و غیرمدیریتی)
– قابلیت ذخیره سازی، بازیابی، آنالیز، پردازش و اشتراک منابع اطلاعاتی (فتحیان، مهدوی نور، ۱۳۹۱، صص ۱۶۳ و ۱۶۲)

۲-۲-۸- تعریف اتوماسیون اداری:

اتوماسیون اداری یا OA عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارآیی. کارآیی افزایش یافته، ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.
دو نظر و ایده در مورد اتوماسیون اداری وجود دارد. نظر اول که برمبنای سود ناشی از کاهش حرکت است، اساساً با افزایش کارآیی دفتر و کارهای منشی گری مرتبط می باشد.
نظر دوم که اخیراً ارائه شده، شامل افزایش در کارآیی مدیریت علاوه بر کارایی دفتری و منشی گری می باشد. کارآیی مدیریت می تواند در هر سطحی به عنوان مثال از بخش سرپرستان تا مسوولین حقوقی، وجود داشته باشد. لذا از نظریه دوم پیروی کرده و اتوماسیون اداری را به عنوان یکی از کابردهای اصلی MIS در نظر می گیریم. (ابوالحسنی، بهشتیان، ۱۳۸۴، ص ۲۶۴)

۲-۲-۸-۱- انواع سیستم های اتوماسیون اداری:

لازمه مکانیزه نمودن امور اداری استفاده از کامپیوتر، ابزارهای اداری و فناوری مخابراتی در مدیریت منابع اطلاعاتی سازمان است. با چنین دیدگاهی که از اطلاعات به عنوان یک وسیله و منبع جامع و یکپارچه ارائه می شود، چهار عنصر مخابراتی یعنی داده ها، متن، تصویر و صدا باید به طور جامع در سیستم های چندرسانه ای اداری[۱۴۲] قابل استفاده باشند. کارگروهی و جمعی با کامپیوتر و سیستم گروه افزار[۱۴۳] روشی است برای آنکه کارکنان بتوانند در یک محیط گروهی زمان واقعی به پردازش و مدیریت اسناد به صورت برخط[۱۴۴] بپردازند. برنامه های کاربردی گروهی مانند کاربرگ های چند کاربره[۱۴۵]، کلمه پردازها و سیستم های گروه افزار دارای امکاناتی برای ارتباطات واقعی مانند تابلوی اعلانات عمومی[۱۴۶] و پست الکترونیک[۱۴۷] هستند (صرافی زاده، ۸۳، ص۲۱۵). سیستم های اتوماسیون اداری دارای انواعی هستند. شکل ۲-۱۱ انواع سیستم های اتوماسیون اداری را نشان می دهد.
شکل۲-۱۱ پیکربندی کلان اجزا فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی در سازمان (علی احمدی، ۱۳۸۳، ص ۱۶)

۲-۲-۸-۲- هدف اتوماسیون اداری:

تا حدود سال ۱۹۸۰، اتوماسیون اداری به عنوان راهی برای ارتقاء سطح بهره وری فقط منشی ها و کارکنان دفتری دیده می شد. دستاوردهای اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را در انجام عملیات بیشتر، سریع تر و بهتر بر روی اسناد یاری می داد. سپس کارکنان متفکر نیز می توانند از اتوماسیون اداری سود جویند. اتوماسیون می تواند تهیه مکاتبات ارسالی را برای کارکنان متفکر سهل تر سازد. برای نمونه، کارکنان متفکر یا منشی های آنان می توانند با بهره گرفتن از کلمه پردازی، نام ها، یادداشت ها و گزارشات را تهیه کنند.اما مکاتبات ارسالی یک شخص، مکاتبات دریافتی شخص دیگر است. اتوماسیون اداری به عنوان وسیله ای برای برانگیختن مکاتبات دریافتی، ابزاری در کسب اطلاعات جهت حل مسأله است. دریافت کننده می تواند از کیفیت برتر مستندات بهره گیرد آنان مبنای بهتری را برای تصمیم گیری فراهم می کند.موسسات می توانند با بهره گرفتن از کامپیوتر از افزایش هزینه های آتی جلوگیری نمایند. این به خصوص در مورد اتوماسیون اداری صادق است، چونکه افزایش در بهره وری امور منش گری دفتری وسیله ای برای به تاخیر انداختن جذب نیروی انسانی بیشتر است. در حالی که دوری جستن از هزینه های دفتری هدف خوبی است، چنین هزینه هایی هنگامی که با منافع بالقوه استفاده از اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار حل مسأله مقایسه شود نسبتاً کم است. تصمیمات پیشرفته مدیران که نتیجه بهبود ارتباطات است، دارای قابلیت تولید درآمدهای بشتر برای موسسه به صورت افزایش در فروش و بهبود بازده سرمایه گذاری است، کمک بالقوه به منافع موسسه برای درآمدهای بالاتر بسیار بیشتر از پرهیز از هزینه هاست. اتوماسیون اداری جایگزین تمام ارتباطات سنتی بین افراد چون محاوره های رودررو، مکالمات تلفنی، یادداشت های روی کاغذ و از این قبیل نمی شود. چنین ارتباطات غیررسمی ادامه خواهد یافت، چون که هم آسان و هم موثر است. اتوماسیون اداری باید به جای جایگزینی کامل آنها، هدف تکمیل ارتباط سنتی بین افراد را داشته باشد. (ریموند مک لوید، ۱۳۸۶، صص ۴۷۴-۴۷۳)

۲-۲-۸-۳-کاربردهای اتوماسیون اداری:

حداقل ده کاربرد مشخص برای خودکار کردن امور دفتری شناسایی شده است. این کاربردها عبارتند از:
– کلمه پردازی
– پست الکترونیکی
– پست صوتی
– تهیه تقویم الکترونیکی
– برگزاری کنفرانس دیداری
– برگزاری کنفرانس کامپیوتری
– ارسال فاسی مایل (فاکس)
– ویدوتکس
– ذخیره سازی و بازیابی تصویری
– چاپ دسک تاپ. (ریموند مک لوید، ۱۳۸۶، ص ۴۷۴)

۲-۲-۹- تعریف ارتباطات:

از ارتباطات معانی و برداشت های گوناگونی در ذهن افراد وجود دارد. شاید به همین دلیل است که نویسنده ای در تعریف ارتباطات آن را به آفتاب پرست تشبیه کرده است که در ذهن به رنگ خاص درمی آید و مفاهیم ویژه ای به خود می گیرد. (میلر[۱۴۸]، ۱۹۹۳، صص ۶۵۹-۶۴۴). در عین حال ارتباطات مفاهیم زیر را تجلی می سازد:
ارتباطات فراگردی است که طی آن افراد از طریق علائم پیام، به ارسال و دریافت معنی مبادرت می کنند. (رضاییان، ۱۳۷۹، ص ۴۷۳)
– ارتباطات فرایند دو جانبه اطلاعات با سایر افراد و اطلاعات هر نوع تفکر و اندیشه ای که مدیران مایلند به طور دو جانبه با دیگران مبادله کنند. (سوندارام، ایرلند[۱۴۹]، ۱۹۹۲، صص ۷۵۷-۷۲۹)
– ارتباطات عبارت است از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درک آن توسط شخص گیرنده. (هیت، ایرلند[۱۵۰]، ۱۹۸۶، صص ۴۱۶-۴۰۱)
– ارتباطات فرایندی است که به وسیله آن افراد درصدد برمی آیند در سایه مبادله پیام های نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند. (کازانجیانا، درازین[۱۵۱]، صص ۳۵۴-۳۴۲)

۲-۲-۹-۱-تئوری ارتباطات:

اهمیت ارتباطات به حدی است که بخش عمده ای از اوقات کار مدیران و رهبران را به خود اختصاص می دهد. حتی هنگامی که یک مدیر با دیگران مذاکره نمی کند، ممکن است به نوشتن یا انشاء گزارش ها، نامه ها و یادداشت ها بپردازد. یا مشغول مطالعه اسناد و مدارک مکتوبی باشد که برای وی تنظیم شده اند. به طور کلی، به ندرت امکان دارد که یک مدیر عالی بتواند بدون ارتباط با دیگران مشغول کار باشد. حتی هنگامی که به تنهایی در اطاق خود مشغول تفکر است نیز ممکن است به دلیل برقراری یک ارتباط تلفنی یا حضور، رشته افکارش گسسته شود. در واقع، به ندرت امکان دارد که یک مدیر اجرایی بتواند اندک زمانی را بی وقفه کار کند.با توجه به گستردگی حوزه مسائل ارتباطی در سازمان و مدیریت، می توان ادعا کرد که بسیاری از مشکلات سازمانی و اجتماعی از ضعف ارتباطات نشأت می گیرند. اهمیت ارتباطات موثر بدان دلیل است که فرایندی را ایجاد می کند که انجام وظایفی نظیر برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل را برای مدیران تسهیل می کند و همچنین مدیران را در تحقق وظیفه هماهنگی و استفاده بهتر از زمان یاری می رساند. (رضاییان، ۱۳۷۹، ص ۴۷۲)
ارتباطات را به عنوان خونی به حساب می آورند که در رگ های حیات سازمان جریان دارد و نبودن آن باعث بروز اختلال در قلب سازمان خواهد شد. در نهایت بدون ارتباطات موثر انجام وظایف سازمان و ادامه حیات آن امکان پذیر نخواهد بود. (لبلبیسی و شالی[۱۵۲]، ۱۹۹۶، صص ۴۱۸-۴۰۳)
تئوری ارتباطات[۱۵۳] را با نام تئوری اطلاعات [۱۵۴] نیز می شناسند. براساس این تئوری، شانون و ویور[۱۵۵] مسأله ارتباطات را در سه سطح دسته بندی کرده اند:
سطح۱- مسائل فنی[۱۵۶]: برای مثال، چگونه می توان نمادهای ارتباطات را به شکل درستی انتقال داد؟
سطح۲- مسائل معنایی[۱۵۷]: برای مثال، چگونه از نمادهای انتقال داده شده، مفهوم دلخواه گرفته شود؟
سطح۳- مسائل اثربخشی[۱۵۸]: برای مثال، چگونه مفهوم درک شده به طرز موثری رفتار را به شیوه مطلوب تحت تاثیر قرار دهد؟
از نظر متخصصان ارتباطات سازمانی و مدیران سطح ۳ دارای بیشترین ارزش می باشد ولی از دیدگاه متخصصان ارتباطات از راه دور مسائل سطح ۱ بیشترین اهمیت را به خود اختصاص داده اند. (ثاقب تهرانی، تدوین، ۱۳۸۰، صص ۹-۸)

۲-۲-۹-۲- شبکه های ارتباطی: