ماده چهارم : ملکی که به موجب تصمیم قطعی غیر قابل افراز تشخیص شود با تقاضای هریک از شرکاءبه دستور دادگاه شهرستان فروخته می شود.
ماده پنجم : ترتیب رسیدگی واحد ثبتی وابلاغ اوراق وترتیب فروش املاک غیر قابل افراز وتقسیم وجوه حاصل بین شرکاءوبطور کلی مقررات اجرائی این قانون طبق آئین نامه ای خواهد بود که به تصویب وزارت دادگتری میرسد.
ماده ششم : پرونده های افراز که در تاریخ اجرای این قانون در دادگاهها مطرح می باشد کماکان مورد رسیدگی وصدور حکم قرار می گیرد ولی اگر خواهان افراز بخواهد دعوی خود را در واحد ثبتی مطرح کند باید دعوی سابق از دادگاه استرداد نماید. قانون فوق مشتمل بر شش ماده ویک تبصره پس از تصویب مجلس شورای ملی در جلسه روز یک شنبه یازدهم دی ماه ۱۳۵۶ در جلسه روز دوشنبه بیست ودوم آبانماه ۱۳۵۷ به تصویب رسیده است.
۳-۱-۴-صلاحیت اداره ثبت در رسیدگی به افراز املاک
صلاحیت اداره ثبت در رسیدگی به افراز املاک : لازم به یاداوری است که تا سال ۱۳۵۷ افراز املاک در صلاحیت دادگاههای عمومی (حقوق دو) قرار داشت در سال ۵۷ به سبب اینکه رسیدگی در امر افراز در دادگاهها تابع تشریفات طولانی بود و این امر سبب طولانی شدن مراحل افراز گذاشته و نهایتا شرکای مشاعی را در وضعیت نامطلوب اشاعه باقی میگذرد قانون افراز و فروش املاک مشاع در مورخه ۲۲/۸/۵۷ به تصویب رسیده و آئین نامه اجرایی آن نیز در بیستم اردیبهشت ماه سال ۵۸ به تصویب وزرات دادگستری رسید. طبق ماده یک قانون افراز املاکی که جریان ثبتی آن به پایان رسیده (۱) اعم از اینکه در دفتر املاک ثبت شده و یا نشده باشد، به عهده واحد ثبتی محول گردید(۲) اما به سبب رعایت حقوق اقشار خاص و برخی مقررات موجود به طور کامل این صلاحیت از محاکم سلب نگردیده و در سه مورد محاکم مجاز به انجام افراز میباشند:
اول اینکه با توجه به اینکه تصمیم مسئول واحد ثبتی یک تصمیم اداری است به شرکاء مشاعی این حق داده شده تا ظرف مهلت قانونی بتواند در دادگاه عمومی به تصمیم واحد ثبتی اعتراض نمایند.
دوم موردی که جریان ثبتی ملکی به پایان نرسیده است.
سوم زمانی که بین شرکای مشاعی محجوری وجود داشته باشد که در خصوص مورد اخیر به استناد رأی وحدت رویه شماره ۵۹/۲۹- ۱۵/۱/۱۳۶۰و ماده ۳۱۳ از قانونی امور حبسی دادگاه اقدام به تقسیم خواهد نمود. البته موارد دیگری نیز وجود دارد که دادگاهها در مقام افراز اقدام میکنند مانند: پروندههای تقسیم ترکه به شرطی که در میان اموال متوفی مال منقولی وجود داشته باشد. صرف نظر از موارد فوق الذکر در خصوص املاک اصل بر صلاحیت اداره ثبت محل وقوع ملک میباشد.
حال که دیدیم در امر افراز اصل بر صلاحیت اداره ثبت است باید منظور و نظر مقنن را در خصوص صلاحیت تعریف نماییم. صلاحیت در لغت به معنی شایستگی معنی شده است. در ترمینولوژی حقوقی در ذیل تعریف صلاحیت آمده است؛ عبارت است از اختیار قانونی یک مامور رسمی برای انجام پارهای از امور مانند صلاحیت دادگاهها و صلاحیت مامور دولت در تنظیم سند رسمی. به عبارتی دیگر میتوان چنین گفت که صلاحیت همانا امکانی است برای انجام دادن عملی و یا نهی از آن، در مقررات موضوعه و عرف حقوقی منظور از صلاحیت امکان رسیدگی، اظهار نظر در خصوص یک مسئله میباشد. فلذا منظور از صلاحیت یک دادگاه امکان رسیدگی و صدور حکم نسبت به یک موضوع میباشد. فلذا از آنجا که مقنن کاری عبث انجام نمی دهد سلب هر گونه مجوز لازم و یا اختیار لازم از مرجع صلاحیت دار در راستای رسیدگی به مسئله بر خلاف نظر مقنن خواهد بود. در نتیجه بنا بر قاعده معروف اذن در شی اذن در لوازم آن میباشد مرجع صلاحیت دار برای انجام ماموریت خود حق توسل به کلیه اقدامات قانونی لازم را در چهارچوب قانونی خواهد داشت. موید مطلب قسمت اخیر ماده یک قانون افراز و فروش املاک مشاع بوده که مقرر میدارد اداره ثبت با رعایت کلیه قوانین و مقررات ملک مورد تقاضا را افراز مینماید.

فلذا از مجموع این ماده و کلیت قانون چنین استباط میگردد که اداره ثبت با کلیه اختیارات لازم مکلف است به در خواستهای افراز رسیدگی و تصمیم خود را اعلام نماید و تنها در یک مورد استثناء حق دارد از رسیدگی به افراز خوداری نموده و آن همانا موضوع تبصره ذیل ماده یک بوده که مقرر میدارد در موردی که برای ملک سند معارض صادر شده تا زمان رفع تعارض اقدام به افراز نخوا هد شد.
برای انجام عملیات افراز بنا بر روش معمول بدوا متقاضیان با مراجعه به قسمتی از اداره مربوطه با خرید برگههایی شبیه به دادخواست، درخواست خود را به رئیس اداره تقدیم مینمایند(۳) رئیس اداره ثبت پس از وصول درخواست متقاضی افراز، ضمن دستور بر ثبت تقاضا، بر اساس مقررات قانون افراز و فروش املاک مشاع موضوع را به نماینده اداره ثبت ارجاع و نماینده مربوطه به بررسی پایان یافتن جریان ثبتی و اخذ گواهیهای لازم از دفتر بایگانی، املاک و بازداشتی پرداخته و سپس موضوع را به رئیس واحد ثبتی گزارش مینمایدو پس از قرائت گزارش نامیده ثبت و اطمینان از پایان یافتن جریان ثبتی و عدم وجود سند مالکیت معارض، رئیس واحد ثبتی موضوع را به نقشه بردار (مهندس) اداره ثبت ارجاع و نامبرده طبق ماده آئین نامه اجرایی کلیه شرکاء را جهت انجام افراز دعوت مینماید.
قبل از طرح سوالات و پاسخ بدانها نکاتی را خاطر نشان میسازد. اکثریت قریب به اتفاق کسانی که جهت افراز املاک به اداره ثبت مراجعه مینمایند کسانی هستند که با شرکا خود دارای اختلاف میباشند و احتمالا راهای مسالمت آمیز را رفته و نتیجهای حاصل ننمودهاند. بنابراین عموما یا دارای سند مالکیت نیستند چرا که این اسناد غالبا وراثتی بوده و در ید یکی از وراث قرار داشته و یا اسناد متحد بوده که معمولا در ید یکی از شرکاء میباشد. از طرفی دیگر که مخالف افراز و یا فروش بوده به طور عرف از هر گونه کارشکنی در راستای جلوگیری از امر افراز و یا فروش دریغ نخواهد ورزید. و فلذا با عنایت به روح قانون و سبب ایجاد صلاحیت از مراجع قضایی به اداره ثبت که همانا سرعت بخشیدن به افراز بوده میبایست با مسئل ذیل برخورد و سولات را پاسخ داد سوالات طرح شده همگی ناشی از رویه مختلف اداره ثبت بوده که ذیلا بدان اشاره میگردد.
آیا لزومی دارد متقاضی افراز در هنگام درخواست افراز دارای سند مالکیت رسمی بوده و آنرا ارائه نماید؟
به فرض مثال در شهری مانند تهران با توجه به ضوابط شهرداری، افراز املاک دارای حد نصابی مشخص بوده و خارج از حد مذکور قابل افراز نمیباشد. بر اساس این ضوابط و ملاکها، اکثریت قریب به اتفاق آپارتمانها به جهت قلت مساحت و وضعیت استقرار قابل افراز نبوده و اراضی نیز با توجه به قرار گرفتن در مناطق مختلف غیر قابل افراز میباشند. مثال در منطقه ۱و۳و۴ تهران املاک زیر ۴۰۰۰ متر قابل افراز نمیباشند، آیا تعیین وقت برای رسیدگی به افراز مثال یک آپارتمان ۷۰ متری که دارای ۴ شریک مشاعی است لزومی دارد یا خیر؟
آیا دعوت از شرکاء مشاعی ضروری است و اگر پاسخ مثبت است تشریفات این دعوت و ابلاغ اوراق تابع چه مقرراتی خواهد بود؟
اگر متصرف ملک که ممکن است خوانده افراز و یا شخص ثالثی باشد، مانع ورود مامورین اداره ثبت به داخل ملک گردد تکلیف چیست؟ آیا اداره ثبت باید تا رفع مانع عملیات افرازی را متوقف نماید و یا میتواند با درخواست از مأمورین نیروی انتظامی وارد محدوده ملک گردیده و عملیات افرازی را انجام دهد؟
آیا ادارات ثبت در صورت اتخاذ تصمیم مبنی بر عدم امکان افراز مکلفند تصمیم را به شرکاء ابلاغ نمایند؟
در خصوص سوال اول باید گفت با توجه به اینکه مأموریت اصلی نماینده ثبت رسیدگی به جریان ثبتی ملک بوده و نهایتا گزارش خود را با اخذ گواهیهای لازم از سه دفتر بایگانی، املاک و بازداشتی ارائه مینماید به نظر میرسد لزومی به ارائه سند مالکیت نباشد. النهایه در مواردی که ملک وراثتی است میتوان خواهان را ملزم به ارائه رونوشت حصر وراثت نمود. فلذا به نظر میرسد رویهای که در اداره ثبت در خصوص لزوم ارائه سند مالکیت وجود دارد با روح قانون هماهنگی نداشته و اداره ثبت مجوزی ندارند تا عملیات افرازی را موکول به اخذ سند مالکیت و اجرای تشریفات مربوطه نمایند.در خصوص سوال دوم یعنی لزوم بازدید از ملک به نظر میرسد نفس این بازدید مخصوصا در خصوص اراضی و مستغلات به جهت انطباق اسناد با وضعیت موجود ضروری باشد. هر جند این مسئله در قانون مورد اشاره قرار نگرفته و در ماده ۳ آئین نامه اجرایی لحاظ گردیده است. اما در مورد آپارتمانها به نظر میرسد با توجه به وجو پایان کار لزومی بر بازدید نباشد. البته اصلاق قانون در حال حاضر مانع بوده که میطلبد با توجه به اینکه نقشه های آپارتمانها در ادارات ثبت موجود بوده مقررات در خصوص آپارتمانها تغییراتی داشته باشد.
در پاسخ به سوال سوم بدوا لازم است اشاره به مقررات موجود داشته باشیم. در قانون افراز و فروش املاک مشاع اشارهای به لزوم تعیین وقت و دعوت از شرکاء مشاعی نگردیده است. و اما در ماده ۳ از آئین نامه قانون مقرر گردیده است:
( پس از تأیید اینکه جریان ثبتی ملک خاتمه یافته و ملک دارای سند سند مالکیت معارض نمیباشد. مسئول واحد ثبتی به نقشه بردار مأموریت می دهد که با دعوت و حضور متقاضی و سایر شرکاء و نماینده ثبت محل را معاینه و با توجه به سوابق ثبتی و تصرفات و رعایت حقوق آنان نقشه ملک مورد افراز را ترسیم و به امضای نماینده ثبت و کلیه شرکاء میرساند)
درپاسخ به سوال سوم با توجه به نصب آئین نامه کمی دچار تردید میگردیم. چرا که در ماده ششم از آئین نامه اجرایی به جهت اهمیتی که تصمیم واحد ثبتی در خصوص افراز یا عدم افراز یک ملک داشته لزوم ابلاغ آن را به شرکاء مورد ترکیب و در تبصره ذیل طریقه ابلاغ در ائین نامه اسناد رسمی لازم احصا نموده است. فلذا از آنجا که مفاد یک تبصره به اصل ماده باز میگردد به نظر میرسد دعوت از شرکاء تابع مقررات فوق نبوده و یک دعوت عادی باشد. هر چند ادارات ثبت در خصوص تشریفات دعوت نیز به ماده مذکور استناد و دعوت از شرکاء نیز توسط مأمورین ابلاغ صورت گرفته و الحق نیز چاره ای جزء این نمیباشد. اما به نظر میرسد اگر مقنن آئین نامه چنین قصدی داشت، میبایست در مادهای جداگانه مقرر میداشت کلیه تشریفات ابلاغ و دعوت در این قانون تابع مقررات اسناد رسمی لازم الاجرا باشد. فلذا به نظر میرسد این قسمت از آئین نامه نیز اصالحات لازم را میطلبد. ضمن اینکه نظراتی در خصوص لزوم ابلاغ واقعی به شرکاء غایب نیز وجود دارد که با توسل به آنها افراز ساده یک آپارتمانها کوچک که از همان بدو مشخص است که منجر به صدور نظریه عدم افراز خواهد شد ماه ها در اداره ثبت به طول خواهد انجامید. در سئوال چهارم نگارنده با روش های متعددی در اداره ثبت برخورد نموده است. به عنوان مثال یک مورد انجام عملیات افرازی و عدم مجوز شریک متصرف جهت ورود به ملک رئیس اداره ثبت و . . . در زیر گزارش نقشه بردار چنین مرقوم داشتهاند که تا رفع مانع انجام عملیات افراز مقدور نیست و خواهان افراز را به طرح شکایت در دادگستری جهت رفع مانع ارشاد نموده اند. در بعضی مواقع با همکاری رئیس ثبت و با اصدار متقاضی و ارسال گزارش به مراجع قضایی گاهی اوقات مراجع قضایی خطاب به کلانتری در موعد انجام عملیات افراز با رعایت مقررات به ملک وارد و مامورین اداره ثبت را یاری می نمایند.
در این خصوص به نظر میرسد با توجه به کلیات اشاره شده از جمله به دلالت قسمت اخیر ماده ۱ قانون که مقرر می دارد واحد ثبتی با رعایت کلیه قوانین و مقررات ملک مورد تقاضا را افراز مینماید اقدام دوم اداره ثبت به جهت اینکه اداره ثبت دارای صلاحیت کامل جهت رسیدگی به امر افراز بوده هم با مقررات منطبق بوده و هم با عدالت و انصاف نزدیکتر است. فلذا متوقف نمودن امر افراز و ارشاد افراد به طرح دعوی رفع تصرف و یا خلع ید فاقد وجه قانونی است چرا که اصولا متقاضیان افراز کسانی هستند که با شرکاء مشاعی خود دارای اختلاف بوده و به دلائل گوناگون قصد دارند از وضعیت اجرایی رهایی یابند. این موضوع در مورد اشخاص ثالث که متصرف ملک بوده و مدعی حقی باشند نیز تسری دا شته و النهایه مدعی حق میتواند پس از ورود مأمورین اداره و انجام بازدید، با مراجعه به دادگستری اقامه دعوی نماید. اما مأمورین اداره ثبت نیز نمیتوانند به صرف عدم امکان ورود درخواست متقاضی را متوقف و وی را مجبور به طرح دعوی در دادگستری نمایند.
در پاسخ به سوال پنجم باید گفت به صراحت و اطلاق ماده ۶ آئین نامه اجرائی مبنی بر لزوم ابلاغ تصمیمات خود به کلیه شرکاء مشاعی میباشند اعم از اینکه نتیجه منجر به افراز و یا عدم امکان افراز پلاک گردیده باشد. توضیحا اینکه اداره حقوقی قوه قضائیه در ۷/۴۷۶۰ مورخ ۸۷/۱۰/۱۹ نظری مخالف بر این نظر اعلام نموده است (۵) در این نطریه بر پایه توسل به قید در صورتیکه ملک قابل افراز باشد آمده در مواردی که ملک قابل افراز نیست لزومی به ابلاغ تصمیم واحد ثبتی به سایر شرکاء وجود ندارد و این در حالی است که قید فوق به ضمیمه نمودن فتوکپی نقشه افرازی باز میگردد و نه کلیت ماده. فلذا مقنن چنین مقرر نموده تصمیم واحد ثبتی باید به کلیه شرکاء به ضمیمه صورتمجلس ابلاغ و در صورتیکه ملک قابل افراز باشد یک رونوشت نیز از نقشه افرازی ضمیمه تصمیم گردیده و به کلیه شرکاء ابلاغ گردد. در پایان ذکراین مطلب را لازم به ضروری میدانم که با توجه به تغییر الگوی مسکن و روند رو به رشد درخواستهای افراز و همچنین جلوگیری ازسلیقهای عمل نمودن واحدهای ثبتی، لزوم بازنگری دقیق و صریح در مقررات قانونی و آئین نامه اجرائی قانون به جهت ایجاد رویه واحد ضروری میباشد.
و باتوجه به اینکه در جاهایی از آئین نامه اجرائی لازم ابلاغ تصمیمات اداره ثبت به کلیه شرکاء مشاعی ذکر گردیده است پس به نظر می رسد که حضور همه شرکاء پس از اخطاریه اداره ثبت نسبت به وقت حضور در معاینه محل الزامی نباشد چرا که در صورت لزوم همه شرکاء ابلاغ تصمیمات معنا ندارد (نظر شخصی نگارنده پایان نامه)
۳-۱-۵-افراز املاک مشاع
مشاع کلمهای عربی است به معنی بخش نکرده و ملکی که بین دو یا چند نفر مشترک باشد و قسمت هر یک مفروز و محدود نشده باشد آنرا ملک مشاع مینامند اما افراز در اصلاح قضایی و ثبتی عبارتست از جدا کردن سهم مشاع شریک یا شرکاء و یا به تعبیری دیگر افراز عبارتست از جداکردن سهم مشاع بین شریک به نسبت سهم به دلیل اعتراض بر ادامه شراکت بموجب ماده ۵۸۹ قانون مدنی هر یک از شرکاء میتوانند هر وقت که بخواهند تقاضای تقسیم ملک مشاع را بنمایند مگر در مواردیکه تقسیم مال بموجب قانون ممنوع شده یا شرکاء به صورتی الزامی ملزم بر عدم تقسیم شده باشد بنابراین تقسیم انحلال اشاعه است و هر گاه نسبت به تقسیم بین شرکاء تراضی باشد و طرحی را برای تقسیم ارائه نمایند و مایل باشند که آنرا به حالت رسمی تبدیل کنند در اینحالت اداره ثبت و دفاتر اسناد رسمی اقدام خواهند نمود و تقسیم نامه در دفاتر اسناد رسمی تنظیم میشود اما در صورتیکه یک یا چند نفر از شرکاء راضی به تقسیم نباشد در اینحالت دعوی افراز تحقق میپذیرد.
۳-۱-۶-مراحل انجام افراز
بر اساس ماده ۱ قانون افراز و فروش املاک مشاع مصوب سال ۱۳۵۷ در مورد املاک مشاعی که جریان مقدماتی ثبت آنها خاتمه یافته، اعم از اینکه ملک ثبت دفتر املاک شده یا نشده است، رسیدگی به درخواست افراز اینگونه املاک با اداره ثبتی است که ملک مورد تقاضای افراز در حوزه آن اداره واقع شده است لازم به ذکر است که تا سال ۱۳۵۷ افراز املاک مشاع کلا از طریق دادگاه انجام میشد تا اینکه با تصویب قانون افراز و فروش املاک مشاع در این سال، وضعیت تغییر کرده و افراز املاکی که جریان مقدماتی ثبت آنها پایان یافته باشد در اداره ثبت انجام میگیرد.
مراحل
۱- اولین مرحله از عملیات افراز ارائه درخواست افراز و جهت درخواست افراز لازم است فرمهای یکسانی تهیه گردد که در آن مشخصات ملک مورد افراز و مشخصات کامل خواهان و خوانده و نشانی آنها و چنانچه خواهان اطلاعی از نشانی خوانده و سایر مالکین ندارد این مورد صریحا در فرم دادخواست افراز ذکر شود.
۲- بموجب ماده یکم آئین نامه افراز و فروش املاک مشاع، پس از تقدیم دادخواست افراز از سوی یک یا چند نفر از شرکاء، رئیس ثبت درخواست را به نماینده ثبت ارجاع میدهد و لازم است که درخواست با پرونده ثبتی و دفتر املاک تطبیق داده شود تا چنانچه درخواست ناقص باشد، مراتب با ذکر موارد نقص به خواهان اعلام تا نسبت به تکمیل آن اقدام نماید.
۳- برابر ماده ۲ آئین نامه مذکور، نماینده اقدام کننده پس از بررسی دادخواست، در صورتیکه آنرا کامل تشخیص دهد. کتبا وضعیت ملک را از متصدی دفتر املاک استعلام مینماید و متصدی دفتر املاک موظف است اسامی و مقدار مالکیت در مورد املاک ثبت شده را مطابق ثبت دفتر املاک به نماینده گزارش و نسبت به املاک در جریان ثبت پس از فهرست و منگنه نمودن پرونده توسط بایگان آنرا تحویل نماینده دهد.
نماینده پس از دریافت پرونده، گزارشی از وضعیت ثبتی ملک مورد درخواست افراز را که حاوی اسامی مالکین و میزان مالکیت آنها و اینکه جریان ثبتی خاتمه یافته و با مجاورین اختلافی ندارد تهیه می نماید.
پس از وصول گزارش نماینده، رئیس ثبت در صورتیکه پروند را مطابق با قانون و آئین نامه افراز و فروش املاک مشاع، برای افراز آماده بداند، دستور ثبت گزارش را در دفتر اندیکاتور خود و نقشه بردار به امضا مالک یا مالکین مربوط رسانیده و پیش نویس سند مالکیت جدید را تهیه و مراتب را طی گزارش به مسئول اداره ارائه و وقت مراجعه بعدی را به متقاضی اعلام می دارد.
۳-۱-۷-روش افراز املاک
چنانچه دو یا چند نفر نسبت به ملکی بطور مشاع مالکیت داشته باشند هر یک از آنها می توانند نسبت به افراز سهمی خود از سایر مالکین دیگر اقدام نمایند این عمل را در اصطلاح حقوقی و ثبتی افراز گویند. در افراز حتما باید تعداد مالکین دو نفر یا چند نفر یا بیشتر باشند یا به عبارت دیگر وجود حالت اشاعه در افراز ضروری است .
متقاضی یا متقاضیان بایستی تقاضای خود مبنی بر افراز را ضمن تعیین مشخصات کامل و آدرس سایر مالکین مشاعی ملک به ثبت محل وقوع ملک تسلیم دارند.
مسئول اداره ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و آن را جهت ضمیمه شده به پرونده و رسیدگی بترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می نماید
تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و متصدی بایگانی پرونده مربوطه را از ردیف خود خارج و همراه با تقاضا نزد نماینده تعیین شده ارسال می دارد.
نماینده ثبت پرونده و وضعیت ثبتی آن را بررسی و مراتب را طی گزارش مبنی بر چگونگی جریان ثبتی پرونده و اینکه آیا نسبت به آن سند مالکیت صادر شده یا خیر ضمن اظهار نظر صریح در خصوص امکان یا عدم امکان افراز به اطلاع مسئول اداره می رساند.
مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماینده و بررسی پرونده تصمیم لازم مبنی بر قبول یا رددرخواست افراز را اتخاذ و در صورت قبول درخواست افراز روز معاینه محل را نیز تعیین و به متقاضی اعلام و پرونده را جهت تهیه اخطار لازم و دعوت از مالکین و شرکا ملک به نقشه بردار ارجاع می نماید.
تذکر۱- در صورتیکه تصمیم مسئول اداره مبنی بر رد درخواست افراز اتخاذ شود مراتب بایستی به متقاضی یا متقاضیان ابلاغ گردد.
نقشه بردار روز معاینه محل راطی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ و ازآنها دعوت می نماید که در روز و ساعت تعیین شده در محل وقوع ملک حضور یابند و تاکید می نماید که عدم حضور سایر مالکین مانع از انجام عملیات افراز نخواهد بود.
اخطارهای تهیه شده پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به متقاضی و سایر مالکین مشاعی به مامور ابلاغ تسلیم می گردد، بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک واقامت مالکین مشاعی و شرکت در حوزه استحفاظی ژاندارمری باشد اخطارهای دعوت بایستی از طریق ژاندارمری به آنها ابلاغ شود.
مامور ابلاغ یا پاسگاه ژاندارمری اخطارها را به موقع به مالکین مشاعی ابلاغ و ضمن گواهی به ثبت محل تحویل با ارسال می دارند و مسئول اداره پس از ملاحظه آنها و حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آنها را در پرونده تا روز معاینه محل صادر می نماید.
تذکر۲- چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع۳۰ کیلومتر باشد و فوق العاده ماموریت و هزینه سفر به نماینده و نقشه بردار تعلق گیرد متقاضی مکلف است هزینه های قانونی افراز را به حساب سپرده ثبت واریز نماید.
پس از حضور در محل و معرفی ملک وسیله متقاضی نماینده حدود آن را با مجاورین و مندرجات پرونده ثبتی تطبیق و نقشه قطعات مورد افراز را با توجه به میزان مالکیت و تصرفات و حقوق مالکین برداشت و ترسیم نموده و قطعات مفروز را به نرخ منطقه ای ارزیابی سپس مراتب را طی گزارشی همراه با نقشه به مسئول اداره گزارش می نماید .
در صورتیکه محل وقوع ملک داخل در محدوده خدمات شهری باشد نقشه افراز حسب دستور مسئول اداره عندالزوم جهت تایید و اظهار نظر به شهرداری و در صورتیکه خارج از محدوده خدمات شهری باشد به مراجع ذیربط ارسال گردد و پرونده تا برگشت نقشه از شهرداری یا مرجع دیگر جهت ضبط به بایگانی ارسال می شود.
بعد از برگشت نقشه از مراجع یاد شده نماینده با توجه به نقشه ترسیمی و به نحویکه در تفکیک معمول است صورتجلسه افراز را تنظیم و هر یک از قطعات افراز شده را در سهم مالک مربوطه قرار داده و پس از امضاء خود و نقشه بردار در صورت امکان به امضا متقاضی و سایر شرکاء رسانیده و جهت اتخاذ تصمیم نزد مسئول اداره ارسال می دارد.
در صورتیکه افراز بایستی ابتدا حدود کل ملک و سپس حدود قطعات افراز شده بترتیب و با تعیین شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت نوشته شده و هر قطعه در سهم فرد مورد نظر قرار داده شود. آنگاه مسئول اداره ضمن بررسی کامل و تطبیق حدودو مشخصات قطعات مفروز مندرج در صورتجلسه و نقش افراز و سایر مکاتبات انجام شده در صورتیکه اقدامات معلومه را کافی تشخیص دهد تصمیم خود مبنی بر افراز ملک را بنحویکه انجام شده ذیل صورتجلسه مرقوم می دارد.
سپس تصمیم مسئول اداره همراه با یک نسخه فتوکپی از نقشه و صورتجلسه افراز طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ می شود تا چنانچه به تصمیم مذکور و نحوه افراز اعتراضی دارند مراتب را ظرف ده روز از تاریخ رویت اخطار کتبا به دادگاه صالحه محل وقوع ملک تسلیم دارند.
اخطار مذکور پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مالکین مشاعی به مامور ابلاغ یا حسب مورد تسلیم و ارسال و پرونده تا برگشت اخطارهای ابلاغ شده ضبط به بایگانی اعاده می شود.