دفتر مدیریت پروژه در هر سطحی می‌تواند فعالیت‌های هر سطح را برای رسیدگی به نیازهای سازمان مربوطه دنبال کند. بنابراین تعیین سطح تقریبی از شایستگی (صلاحیت) دفتر مدیریت پروژه که سازمان ذی‌ربط نیازمند آن است، بسیار ضروری است. الزاما تمامی سازمان‌ها نیازمند به داشتن یک دفتر مدیریت پروژه سطح ۵ نیستند و در حقیقت برای بیشتر سازمان‌ها، حتی سطح سوم یعنی سطح توسعه و پشتیبانی فرایندها نیز احتماًلاً فراتر از نیازهای موجود آن‌ ها خواهد بود.

۲-۲-۶-۱- سطح ۱ (سطح کنترل پروژه)
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۱ بلوغ، واحد پایه نظارت بر پروژه در محیط مدیریت پروژه می‌باشد. دفتر مدیریت پروژه، در این سطح به عنوان حوزه فعالیت مدیر پروژه که معمولاً مسئول انجام موفقیت‌آمیز یک پروژه می‌باشد، ایجاد می‌شود. دفتر مدیریت پروژه در سطح ۱ بلوغ، زمینه‌های مورد نیاز برای حصول اطمینان از حرفه‌ای‌گرایی و رسیدن به سرآمدی در به‌کارگیری اصول و نمونه‌های موفق مدیریت پروژه در تمامی فعالیت‌های مرتبط با پروژه‌ها را فراهم می کند. گاهی ممکن است بیش از یک دفتر مدیریت پروژه در سطح ۱ بلوغ، در یک سازمان وجود داشته باشد. وقتی که این مسأله رخ می‌دهد، یک چالش آشکار در پیروی از یک رویکرد واحد به مدیریت پروژه ایجاد می‌گردد؛ اما در حالت مطلوب اعضای ارشد تیم مدیریت پروژه در طراحی و ‌پیاده‌سازی قابلیت‌های دفتر مدیریت پروژه مشارکت خواهند کرد. یک راه حل دیگر این است که یک سطح بالاتر از دفتر مدیریت پروژه را برای راهنمایی و پشتیبانی فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه در سطح ۱ بلوغ، ایجاد نمود.
اگر چه دفتر مدیریت پروژه در سطح ۱ بلوغ، از اختیار لازم در سطح طرح برخوردار نبوده و ارتباط مستقیم با کسب و کار استراتژیک ندارد و حتی یک نقش متعارف و سنتی از دفتر مدیریت پروژه را هم انجام نمی‌دهد. اما به هر حال، این سطح از دفتر مدیریت پروژه «قواعدی عملکرد پروژه» را در سطح تیم پروژه پیاده‌سازی کرده و نظارت می‌کند.
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۱ بلوغ، طیف وسیعی از فعالیت‌های اساسی مدیریت پروژه را که شامل موارد زیر است انجام می‌دهد:
به‌کارگیری اصول و روش‌های نوین مدیریت پروژه به واسطه مهارت و دانش مدیر پروژه برای کسب اطمینان از این‌که پروژه به کارایی مورد نظر دست یافته است. دفتر مدیریت پروژه در این سطح، بر روی ایجاد اقلام قابل تحویل مرتبط با اهداف پروژه تمرکز نموده و مشخصه‌ های حیاتی هر فعالیت پروژه یعنی هزینه، زمان‌بندی و به‌کارگیری منابع را مدیریت می‌کند. مدیریت این جزئیات همواره توانایی سنجش عملکرد پروژه را افزایش می‌دهد و اعمال اقدامات اصلاحی برای هر مشکل تشخیص داده شده را تسهیل می‌کند؛
خدمت‌رسانی به عنوان واسط مستقیم برای مدیریت عملکرد تیم پروژه؛ زیرا بسیاری از تیم‌های پروژه احتماًلاً بیشتر بر روی عملکرد فنی تمرکز می‌نمایند تا عملکرد مدیریتی. دفتر مدیریت پروژه در سطح ۱ بلوغ می‌تواند عناصر مدیریت پروژه مورد نیاز را ارائه نماید. به همین دلیل این دفتر، تمایز بین روش‌های فنی که برای ایجاد یک محصول فنی برتر پیشنهاد می‌گردند و روش‌های مدیریت پروژه که برای موفقیت پروژه و سازمان تشریح می‌شوند را فراهم می‌آورد؛
ارائه راهنمایی‌های سازمانی در قالب سیاست‌ها، استانداردها، تصمیمات اجرایی و غیره برای هر یک از فعالیت‌های پروژه؛ دفتر مدیریت پروژه در این سطح، همچنین به عنوان عامل پیشرو در نظارت بر پیاده‌سازی و یکپارچه‌سازی فرایند کسب و کار در محیط مدیریت پروژه عمل می کند؛
ایفای نقش به عنوان اولین سطح نظارت پروژه و اغلب اوقات به عنوان بالاترین سطح نظارت فنی؛ هنگامی که دفاتر مدیریت پروژه سطح بالاتر، روش‌های فنی و رویه‌هایی را تعیین و الزام نمایند، این دفتر، قادر است که آن‌ ها را در محیط مدیریت پروژه پیاده‌سازی کند. در حقیقت در این سطح تأیید کمتری بر مسائل تجاری وجود دارد مگر اینکه مدیر پروژه نقش دوگانه‌ای در زمینه مدیریت طرح را نیز بر عهده داشته باشد.
نقش دفتر مدیریت پروژه در سطح ۱ بلوغ، مجری^[۸۱] یعنی اعمال‌کننده اکثر کارکردهای مدیریت پروژه است. یعنی سیاست‌ها، اقدامات و راهنمایی‌های معین شده به وسیله مراجع بالاتر را در محیط مدیریت پروژه برای پیاده‌سازی تیم پروژه وارد می‌کند.
۲-۲-۶-۲- سطح ۲ (سطح کنترل فرایندها)
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۲ بلوغ، اولین سطح دفتر مدیریت پروژه است که با نظارت و کنترل چندین پروژه و یا یک طرح در ارتباط می‌باشد. این دفتر قابلیت‌های لازم برای نظارت تجمعی و کنترل چندین پروژه را داراست. امکان دارد که بیشتر از یک دفتر مدیریت پروژه در سطح ۲ بلوغ، در سازمان وجود داشته باشد یعنی به ازای هر طرح یکی موجود باشد.
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۲ بلوغ، احتماًلاً دارای حداقل پرسنل خواهد بود و حداقل باید به یک پرسنل تمام‌وقت و چند پرسنل پشتیبانی پاره‌وقت دسترسی داشته باشد. این سازماندهی پرسنل برای دستیابی به کارایی تعریف شده برای دفتر مدیریت پروژه در سطح ۲ بلوغ، ضروری می‌باشد. این سطح از دفتر مدیریت پروژه، با تأکید بر استقرار سیستم کنترل در محیط مدیریت پروژه، مجموعه‌ای از فعالیت‌های متمرکز مدیریت پروژه را به شرح زیر انجام می‌دهد:
دارا بودن مسئولیت اصلی برای استقرار یک رویکرد استاندارد در خصوص چگونگی انجام مدیریت پروژه در سازمان‌های ذی‌ربط؛ این مسئولیت شامل ارائه ابزارهای عمومی، فرایندهای قابل تکرار و تجربیات عملی ممتاز و در حالت ایده‌آل ناشی از پیاده‌سازی یک متدلوژی جامع مدیریت پروژه می‌باشد؛
فراهم آوردن ابزارهای لازم برای جمع‌ آوری نتایج و تحلیل وضعیت و پیشرفت پروژه‌ها به عنوان مبنایی برای تشخیص و انجام اقدامات مورد نیاز (پاسخ‌دهی) در مقابل تغییرات پروژه‌ها، ارزیابی پروژه و عملکرد مدیر پروژه و حصول اطمینان از دستیابی به اهداف مشخص شده برای پروژه می‌باشد؛
معرفی مدیریت پروژه به عنوان یک حرفه تخصصی در سازمان‌های ذی‌ربط با بهره گرفتن از تدوین استانداردهای قابل اجرا، به کار گرفتن مدیران پروژه شایسته و با صلاحیت، آموزش و تقویت تیم‌های پروژه و تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های ذی‌نفعان در محیط مدیریت پروژه.
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۲ بلوغ، دارای مسئولیت توانمندسازی دفتر مدیریت پروژه در تمامی حیطه‌های کاری آن است. در هر صورت، بیشتر این توانمندی‌ها اساسی بوده و بر استقرار بستری مناسب و قابل تداوم برای محیط مدیریت پروژه متمرکز می‌باشند، در نتیجه دفتر مدیریت پروژه در این سطح، در حال گام گذاشتن در محدوده‌های جدیدی از سازمان ذی‌ربط است. توسعه توانایی‌های اجرایی ممکن است در ابتدا، در حالی‌که واحدهای تجاری به وجود دفتر مدیریت پروژه عادت می‌نمایند و انتقال برخی از مسئولیت‌ها به آن و اتکای بیشتر به توانایی‌های مدیریتی دفتر مدیریت پروژه برای دستیابی به منافع تجاری مرتبط با نظارت و کنترل پروژه را خواهند پذیرفت، عمل نماید. در مقابل دفتر مدیریت پروژه در سطح ۲ بلوغ، باید انطباق کامل خود با سازمان ذیربط و مؤثر بودن حرفه مدیریت پروژه را ثابت نماید. این امر مستلزم آن است که دفتر مدیریت پروژه، در برنامه‌ریزی مسئولیت‌های خود، رویکرد فعالانه داشته و برای دفاع از جایگاه کاری خود آماده باشد.
۲-۲-۶-۳- سطح ۳ (سطح توسعه و پشتیبانی فرایندها)
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۳ بلوغ، در سیر تکاملی توانایی‌های دفتر مدیریت پروژه بسیار اساسی بوده و معرف توانایی کامل و جامع دفتر مدیریت پروژه می‌باشد. در همان حال که این دفتر، کنترل و نظارت بر مدیریت پروژه را پیگیری می‌کند، یک تمرکز جدید در پشتیبانی و اقداماتی که افراد و کارایی پروژه در محیط مدیریت پروژه را بهینه می‌سازد، ارائه می‌کند.
محدوده اجرایی این دفتر از مدیریت پروژه‌های چندگانه و مدیران چندین پروژه گرفته تا نظارت یا همسان‌سازی یک یا چند مدیر طرح را در برمی‌گیرد.
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۳ بلوغ، می‌تواند از تلاش‌های قبلی صورت گرفته برای استقرار یک دفتر مدیریت پروژه در سطح ۲ بلوغ حاصل شود و همچنین می‌توان آن را از ابتدا و به وسیله تلاش‌های لازم برای ایجاد نظارت، کنترل و پشتیبانی مرکزی در محیط مدیریت پروژه طراحی و پیاده‌سازی نمود.
توانایی‌های دفتر مدیریت پروژه در سطح ۳ بلوغ، برای سازمان‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی مدیریت پروژه به عنوان یک مزیت رقابتی بوده و یا سازمان‌هایی که قصد ارتقای توانایی مدیریت پروژه و افزایش سطح بلوغ مدیریت پروژه را دارند، مناسب می‌باشد.
حداقل کارکنان لازم برای دفتر مدیریت پروژه در این سطح، حداقل یک مدیر دفتر مدیریت پروژه تمام‌وقت و حداقل دو کارشناس متخصص تمام‌وقت و پاره‌وقت که دارای صلاحیت لازم برای تسهیل طراحی و پیاده‌سازی قابلیت‌های دفتر مدیریت پروژه می‌باشند، تعیین شده است.
با توجه به حجم عملکرد و میزان کارایی دفتر مدیریت پروژه، امکان دارد نیاز به تعدادی کارشناس پاره‌وقت دیگر یا احتماًلا مشارکت سایر بخش‌های فعال در محیط مدیریت پروژه و همچنین مشارکت بالقوه واحدهای تجاری سازمان‌های ذی‌ربط را ایجاب کند؛ اما هنگامی که کارکردهای این دفتر اجرا شد، احتماًلاً به کارمندان تمام‌وقت بیشتری برای تخصیص در مشاغل ویژه و تخصصی احتیاج است و زمانی که این دفتر رشد یافت، پرسنل پشتیبانی اجرایی تمام‌وقت و پاره‌وقت نیز مورد نیاز خواهد بود.
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۳ بلوغ، فعالیت‌های نظارتی و کنترلی متمرکز و جامع مدیریت پروژه را با تمرکز بیشتر بر ارائه پشتیبانی فرایندها و اقدامات در محیط مدیریت پروژه انجام می‌دهد. که این فعالیت‌ها عبارتند از:
ارائه خدمات به عنوان بخش مرکزی پشتیبانی مدیریت پروژه در سازمان‌های ذی‌ربط؛
یک مرجع مدیریت پروژه برای واحدهای کاری، یک تسهیل‌کننده تخصصی اقدامات و راهکارها برای مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه و یک هماهنگ‌کننده و همکار برای فعالیت‌های ذی‌نفعان پروژه (مدیران منابع، مشتریان و تأمین‌کنندگان)؛
انجام وظیفه به عنوان یک رابط بین محیط تجاری و محیط مدیریت پروژه؛ دفتر مدیریت پروژه در سطح ۳ بلوغ، در زمان مقتضی سیاست‌ها و راهنمایی‌ها و دستورالعمل‌های کلان اجرایی را برای عملکرد پروژه تفسیر نموده و اقدامات و فعالیت‌های مرتبط با اهداف تجاری در محیط مدیریت پروژه را پیاده‌سازی می کند؛
انجام وظیفه به عنوان تسهیل‌کننده طراحی فرایند محیط مدیریت پروژه و تعالی مدیریت پروژه؛ این وظیفه می‌تواند از پرداختن به متدلوژی مدیریت پروژه و اقدامات اجرایی مورد استفاده برای تضمین موفقیت پروژه آغاز شده و تا ایجاد ابزارهای گزارش‌دهی پروژه و تکنیک‌های هماهنگی، ارائه فرایندهای پشتیبانی اجرایی در زمینه‌هایی چون حکم‌رانی پروژه، مدیریت سبد پروژه و عملکرد تجاری گسترش یابد؛
ایفای نقش به عنوان نماینده محیط مدیریت پروژه سازمان در مقابل مدیریت ارشد سازمان مربوطه و همچنین برای شرکای تجاری و سازمان‌های حرفه‌ای؛
انجام وظیفه به عنوان یک واحد سازمانی متمایز که با تعیین صلاحیت، آموزش، تخصیص و ارتقاء منابع انسانی به طور مستقیم یا غیرمستقیم، مشارکت منابع در پروژه‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
۲-۲-۶-۴- سطح ۴ (سطح امور تجاری)
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۴ بلوغ، براساس قابلیت‌های کامل دفتر مدیریت پروژه ایجاد می‌گردد و در نتیجه حالت توسعه‌یافته و پیشرفته‌تر دفتر مدیریت پروژه سطح قبلی می‌باشد. تمرکز آن بیشتر بر روی یکپارچه‌سازی اهداف و نیازهای تجاری در محیط مدیریت پروژه است و این امر در برگیرنده ایجاد رویه‌های کاری و ارائه راهکارهای مشترک برای اعمال بر روی فرایندهای مدیریت پروژه و فرایندهای کسب و کار می‌باشد.
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۴ بلوغ، به ایجاد یک محیط تجاری پروژه‌ای کمک می‌کند، این سطح از دفتر مدیریت پروژه، تعداد کارکنان بیشتری را طلب می‌کند. همچنین در این سطح اقتدار و اختیارات مدیر دفتر مدیریت پروژه به منظور نظارت بر منافع سازمانی و تجاری در محیط مدیریت پروژه افزایش می‌یابد. دفتر مدیریت پروژه در این سطح، فعالیت‌های جامع و متمرکز نظارت، کنترل و پشتیبانی مدیریت پروژه را با کارایی بالا که نشان‌دهنده یک سازمان پروژه‌محور با سطح بالای بلوغ مدیریت پروژه می‌باشد، به انجام می‌رساند. این فعالیت‌ها شامل موارد زیر می‌باشد:
ایفای نقش و حضور هر چه بیشتر به صورت یک واحد سازمانی مستقل و مجزا؛ در صورتی که بودجه دفتر مدیریت پروژه در مراحل اولیه در نظر گرفته نشده باشد، دفتر مدیریت پروژه در سطح ۴ بلوغ، بودجه خود را به منظور توسعه و پیاده‌سازی اقدامات پیشرفته مدیریت پروژه و فعالیت‌های یکپارچه‌سازی تجاری، فراهم و مدیریت می کند؛
همکاری با واحدهای کاری سازمان و مشارکت در توسعه و انطباق راهکارها و فرایندهایی که به صورت مشترک هم در محیط تجاری و هم در محیط مدیریت پروژه متداول هستند؛
ارائه تخصص‌های متمایز در جدیدترین و پیشرفته‌ترین راهکارها و رویه‌های مدیریت پروژه.
کارکنان ارشد به صورت تمام‌وقت تخصیص یافته‌اند و معرف افرادی حرفه‌ای با دانش و توانایی‌های بالا هستند که هوش کاری، مفاهیم پیشرفته تجاری و مدیریت پروژه را در راه ‌حل ‌ها و ابزارهای پیاده‌سازی شده در محیط مدیریت پروژه به کار می‌گیرند. این افراد در انجام برخی کارکردها مثل خدمات مشاوره، ممیزی پروژه و خدمات بازیابی و جبران صدمات پروژه‌ها مشارکت می‌کنند. همچنین آن‌ ها نتایج پروژه را از دیدگاه تجاری، مدیریت و نظارت می‌نمایند. کارکنان دفتر مدیریت پروژه در سطح ۴ بلوغ، همچنین می‌توانند شامل تحلیل‌گران سازمانی و متخصصینی در زمینه‌های مختلف از قبیل امور حقوقی، واحد قراردادها و مدیریت تدارکات، خدمات مشتری و غیره به صورت تمام‌وقت و یا پاره‌وقت برای دستیابی به کارایی بیشتر برای دفتر مدیریت پروژه باشد.
۲-۲-۶-۵- سطح ۵ (سطح استراتژی)
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵ بلوغ، یک واحد کاری مستقل درون سازمان می‌باشد؛ که مسئولیت عملیات و کارکرد مدیریت پروژه را در سرتاسر سازمان بر عهده دارد. اگر چه ممکن است سطوح پایین‌تر دفتر مدیریت پروژه نیز در انجام این امور مشارکت کنند اما این موضوع در سطوح بالایی دفتر مدیریت پروژه بسیار متمایز و بارزتر است. همچنین ممکن است سطوح پایین‌تر دفتر مدیریت پروژه با دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵ بلوغ، مشارکت تجاری یا روابط گزارش‌دهی داشته باشند. به طور مشخص این سطح از دفتر مدیریت پروژه، بر اهداف و منافع استراتژیک سازمانی متمرکز است.
معمولاً یکی از معاونین سازمان، مسئول دفتر مدیریت پروژه در این سطح می‌باشد و وی باید به مدیر عامل سازمان به طور مستقیم دسترسی داشته و گزارش دهد.
اگر چه دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵ بلوغ، در رأس سیر تکاملی قابلیت‌های دفتر مدیریت پروژه ظاهر می‌شود، لیکن دارای یک موجودیت منحصر به فرد می‌باشد بدین معنی که لزوماً تمامی وظایف تعیین شده برای سطوح پایین‌تر را انجام نمی‌دهد. دو دیدگاه درباره چگونگی پیدایش و استقرار یک دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵ بلوغ، وجود دارد:
اول اینکه در نتیجه رشد و توسعه یک دفتر مدیریت پروژه از سطح پایین‌تر ایجاد شود که معمولاً در سازمان‌های کوچک و متوسط انجام می‌شود؛
دوم اینکه می‌تواند به صورت مستقل از دفاتر مدیریت پروژه موجود و با هدف ارائه راهنمایی‌های استراتژیک سازمانی و هدایت و ارائه رهنمون‌ها به دفاتر مدیریت پروژه زیرمجموعه تأسیس شود. که این حالت در سازمان‌های بزرگ و بین‌المللی که خدمات نظارتی، کنترلی و پشتیبانی را به دفاتر مدیریت پروژه‌ای که مسئول تأمین نیازهای تجاری منطقه‌ای هستند، ارائه می کند، صادق است.
در نتیجه، دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵ بلوغ، یک نقش راهبردی تطبیقی را در سازمان بر عهده دارد و محیط مدیریت پروژه را در جهت دستیابی به بهبود مستمر هدایت می‌کند. نقش‌های این سطح از دفتر مدیریت پروژه عبارتند از:
اعمال رهبری و تأثیرگذاری بر عملیات مدیریت پروژه سازمانی؛
ایجاد محیط مدیریت پروژه و آگاه‌سازی ذی‌نفعان پروژه و هماهنگی میان واحدهای تجاری، ارتباطات با مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر ذی‌نفعان؛
حمایت و رهبری تحقیقات و ارزیابی کارایی مدیریت پروژه و بهره‌وری تجاری که ممکن است دفاتر مدیریت پروژه وابسته را نیز در بر بگیرد؛