• عوامل مربوط به سازمان

سازمان های بسیاری هستند که از یک طرف در جهت بالا بردن سود و منافع و بهره‌وری می‌کوشند، از طرف دیگر امکانات آن را مهیا نمی‌کنند. به عنوان نمونه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
— مشخص نبودن حد و حدود اختیارات و حیطه مسئولیت‌ها
— عدم توجه مطلوب به تنظیم روش‌های ارتباطات داخل سازمانی
— وجود فرهنگ «اگر کار باید انجام شود خودش انجام می‌شود»
— اضافه بار کاری، به خصوص برای آنان که کار خود را به نحو مطلوب انجام می‌دهند
— برای بیشتر از یک رئیس کار کردن
— نبودن شناخت درست از اصل وجود شرح وظایف و مشخصات فردی
— رد و بدل شدن و یا وجود اطلاعات ناقص و یا غلط در سیستم‌های اداری و اجرایی.
۳ . عوامل شخصی
خیلی‌ها از این که قبول کنند که خود آنها مشکل زمان را ایجاد می‌کنند ابا دارند. معمولاً سرزنش کردن دیگران آسان‌تر است ،بعضی از ویژگیهای شخصی، رفتارهای عادتی خاص که فرد بدون بررسی تأثیرات آن بر زندگی حرفه‌ای اصرار بر تکرار آنها دارد از جمله عوامل ضایع شدن وقت فرد است. یک مثال در این رابطه تلفن است که وقتی زنگ می‌زند به هر دلیلی نمی‌توانیم به آن جواب ندهیم و بعد ناراحتی خود را از کمبود وقت با جملاتی مانند «امان از این تلفن‌های مزاحم و بی‌جا» ابراز می‌کنیم.یکی دیگر از علل مشخص و چشم‌گیر کمبود وقت، نداشتن برنامه مشخص روزانه است. برنامه‌ریزی، یک کار مداوم است اگر واقع‌بینانه با در نظر گرفتن منابع موجود و سپس انگیزه داشتن برای اجرایشان انجام گیرد عملاً باعث پرهیز از مقادیر بسیاری دوباره کاری‌ها و یا انجام کارهای بیهوده و یا غیر ضروری گشته و در نتیجه زمان بیشتری برای فرد به وجود می‌آورد. (رحیمی، ۱۳۸۱، صص ۵۸-۵۷).

تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان
مکنزی و همکارانش هویت تصورات غلط در مورد مدیریت زمان را به ترتیب ذیل مشخص کرده‌اند، اولین تصور غلط این است که «پرمشغله و پرمتحرک بودن، بهترین راه برای بیشتر کار انجام دادن است» این یعنی اهمیت دادن به فعالیت‌های فیزیکی در برابر فعالیتهای فکری. دوم آن که «اگر سخت‌تر کار کنیم. مشکلات وقت برطرف می‌شود» اما در حقیقت آنهایی که با فکر کار می‌کنند، ممکن است فشار کمتری را متحمل شوند، چه بسا کارهایی را حذف کنند و یا در هم بیامیزند. سوم «اگر می‌خواهی کار، درست انجام شود، بهتر است خودت دست به کار شوی» این در کوتاه مدت ممکن است نتیجه بدهد. اما در دراز مدت مؤثر نیست. چهارمین تصور غلط این است که «اساسی‌ترین فعالیتهای روزمره، نیازی به برنامه‌ریزی ندارد» و آخرین مورد، «اگر کارها را خوب انجام دهیم به طرز درستی از وقتمان استفاده کرده‌ایم» این حرف تا حدی صحیح است، اما انجام دادن کار صحیح مهمتر است. اگر کار غلطی را خوب انجام دهیم. به طور مؤثری از وقت خود استفاده نکرده‌ایم. (مؤذن جامی، ۱۳۸۱، ص۲۴).
شناسایی عوامل مؤثر در اتلاف وقت
هوای نفس، تمایل به خوشحال کردن دیگران، ترس از آزردن دیگران، ترس از برخوردهای جدید، کنجاوی، عدم اطمینان و عدم احساس امنیت، غرور نسبت به توانایی‌های خود، و کمال‌طلبی از خصوصیات بسیار متعارف انسانهاست و به لحاظ همین خصوصیات است که دشوار بتوان با وجود این همه محرکهای روانی و درونی از وقت خود به طور م‍ؤثر و عاقلانه‌ای بهره گرفت. اگر قرار است که بر وقت خود کنترل و سلطه کامل داشته باشید باید بدانید که این گرایشهای قدرتمند چه نقشی دارند و برای چه به کار می‌آیند و به خود بیاموزند که اعمال خود را اصلاح کنید. ممکن است نتوانید در حدکمال همه این خصوصیات و گرایش‌های درونی را نابود سازید، اما می‌توانید آنها را تحت کنترل خود در آورید. (مکنزی، ۱۳۷۴، ص ۲۶). اتلاف وقت به زمان هایی گفته می‌شود که طی ساعات کاری و در حالی که فرد ظاهراً مشغول کار است می‌گذرد. مثل زمانی که صرف پیدا کردن یک نامه در روی میز کار یا کشوهای آن می‌شود، یا مدتی که طول می‌کشد تا شماره تلفنی را برای چندمین بار در دفترچه تلفن پیدا کرد. (جسمی، ۱۳۷۹، ص ۱۴) یکی از اساسی‌ترین راه های مدیریت زمان، بررسی فعالیتهای وقت هدر ده در زندگی شخصی و کاری است. مشخصاً این فعالیتها به مقدار زیاد بستگی بر شیوه زندگی فرد، شخصیت او، موقعیت اجتماعی و اقتصادی وی و همچنین عوامل محیطی که او را احاطه کرده‌اند دارد. مطمئناً نمی‌توان ادعا کرد که عوامل وقت هدر ده سازمان های مشابه و همگون از نظر ساختاری، در دو گوشه دنیا، یکنواخت بوده و تجارب موفق در کنترل آن عوامل در یک سازمان به احتمال زیاد به نتایجی مشابه، در سازمان دیگر منجر خواهد بود. اما نمی‌توان هم حاشا کرد که آگاهی و بررسی انواع آنها و قیاس آنها با موقعیت‌های اجتماعی و سازمانی خودمان می‌تواند کمکی باشد. برای یافتن راه و چاره‌هایی مناسب برای وضعیت موجود، تحقیقات نشان داده، عواملی که اصلی‌ترین نقش را در ضایع کردن وقت بازی می‌کنند به قرار زیر هستند. (رحیمی، ۱۳۸۱، ص۵۸).

نارسایی برنامه‌ریزی
ما معمولاً از برنامه روزانه خود به طور کلی آگاه هستیم، اما از برنامه‌ریزی روزانه استفاده چندانی نمی‌کنیم. خیلی وقت‌ها تا دیر وقت در اداره ماندن و اضافه‌کاری، نشان از وجود و کوشش در اصلاح اشتباهات است. به قولی کیف پر و میز شلوغ نشان پرکاری نیست؛ نشان بی‌بر
نامگی است. برای اغلب ما سررسید، کار برنامه‌ریزی روزانه را انجام می‌دهد، اما نمی‌توان حاشا کرد برای عده زیادی برآوردهای زمانی در سر رسید غیرواقعی هستند. باید به این موضوع توجه داشت که کارها اغلب بیشتر از آن چه حدس زده می‌شود وقت می‌برند. به ندرت از سررسید به عنوان یک سیستم برنامه‌ریزی روزانه و یا هفتگی و ماهانه استفاده می‌کنیم. از مواردی که در برنامه‌ریزی روزانه باید به آنها توجه داشت این است که توجه کنیم که در طول روز چه کارهایی باید انجام گیرد. چه کارهایی بهتر است که انجام گیرد . چه کارهایی می‌تواند انجام گیرد. (رحیمی، ۱۳۸۱، ص۵۹).
نداشتن سازماندهی شخصی
همان‌طور که قبلاً گفته شد میز شلوغ‌شان پرکاری نیست، بلکه بیشتر نشان از ‌بی‌برنامگی و یا نشان از روش نداشتن در کارها است. عادت دادن خود به انضباط، نه البته انضباطی خشک و نظامی، شروع مطلوبی برای ارزش دادن به زمان و اشراف به ابتدا و انتهای هر کاری که انجام می‌دهیم و محدودیت آن است.
عوامل اتلاف زمان
در یک تقسیم‌بندی کلی، عوامل اتلاف زمان به دو دسته تقسیم می‌شوند:
* عوامل خارجی (تماس‌های تلفنی، ملاقات ‌کنندگان سرزده، سایر مزاحمت‌ها و …)