در چنین مواقعی مالک خودرو محاسبه سود و زیان خود را می کند و چون می بیند طاقت تحمل تشریفات و هزینه های ثبتی را ندارد و ارزش خودرو او نیز برابری با این هزینه ها را نمی کند و از طرف دیگر نیاز به یک سند رسمی جهت بهرمندی از مزایای قانونی آنرا دارد ناچاراً برای فرار از پرداخت این گونه مالیات ها و هزینه های سنگین متوسل به جعل سند رسمی و تهیه یک سند جعلی برای خودرو خود می افتد و ترجیح می دهد بجای طی کردن هفت خوان رستم تا رسیدن به یک سند رسمی راه کوتاه و در دسترس و کم هزنیه جعل را بپیماید و خواسته خود را برآورده نماید. تنها راه پیشگیری از این گونه جعل ها ناشی از مالیات های سنگین و مقررات نامتناسب با جامعه کاهش مالیات ها و ساده کردن مقررات نقل و انتقال توسط دولت است که چرخ معاملات خودروها را روان کند که شهروندان بسهولت بتوانند خودرو خود را معامله و مشکلات خود را حل کنند. خاصه اینکه گروه زیادی از جامعه شغل آنها خرید و فروش خودرو بوده  و هزینه زندگی خود را از این راه بدست می آورند. ^[۴۴]

در وصف وضع قوانین و مقررات نامتناسب در خصوص  انتقال خودروها باید گفت کامیون های سنگین و خودروهای گران قیمت دارای مالیات های وحشتناک است که بالغ بر میلیون شده که هر کس قادر به پرداخت آن نیست.
از همه عجیب تر آنکه دولت بخاطر اینکه خودروهای خارجی وارد مملکت نشود هزینه های گمرکی و نقل و انتقال آنها را چنان وضع کرده که گاهی معادل قیمت آنهاست لذا اکثر سندهای جعلی یا مربوط به کامیون های سنگین است یا ماشین های خارجی که مردم قادر به تنظیم سند رسمی صحیح و قانون بخاطر این مالیات های سنگین و هزینه های گزاف برای خودرو خود نیستند.
۴ـ سرقت با انگیزه جعل سند رسمی:
روزانه در کشور ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی بخش نامه ای ارسال می نمایند که تعدادی اوراق سفید بهادار یا چندین جلد سند مالکیت سفید در ادارات ثبت یا دفاتر اسناد رسمی مفقود شده یا به سرقت رفته که نمونه ای از این بخشنامه ها پیوست این تحقیق می باشد بنظر شما اوراق سفید سازمان ثبت بدرد چه کاری می خورند که مفقود می شوند یا به سرقت می روند به ذاته بک برگ بی ارزشند و لیکن برای اهداف مهمی بسرقت می روند. یکی از مهترین دلایلی که اسناد رسمی جعل می شوند سرقت همین اوراق رسمی بها دار و دفترچه های سفید مالکیت است که ابزار و مواد اولیه جعل سند رسمی محسوب می شوند.
جاعلان برای ارتکاب پروسه کامل جرم جعل نیاز هست که ابزار و مواد اولیه جعل سند رسمی را در اختیار داشته باشند. و چون ندارند ابتداء اوراق و اسناد را از طریق دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت به روش سرقت یا سایر روش ها بدست آورده و بعد مبادرت به جعل آنها می نمایند سرقت اورق بخودی خود ارزش ندارد و لیکن سرقت به انگیزه جعل اسناد است، سرقت به هدف جعل اسناد رسمی است. تولید محصولات اسناد مجعول ممکن نیست مگر با سرقت و بدست آوردن اوراق سفید بهادار با شمار مسلسل از طریق خزانه اوراق ـ دفترخانه ـ ادارات ثبت بجز این منابع جای دیگر اوراق بدست نمی آید. روزانه اعلان می شود یک بسته ۵۰ جلدی سند مالکیت در فلان اداره ثبت مفقود شده یا تعداد ۱۰۰ برگ یک برگی یا نیم برگی در فلان دفترخانه مفقود شده یا سرقت شده فلان تعدادی برگ خلاصه معامله مفقود شده همه اینها به منزله جویبارهایی هستند که به دریای جعل می ریزند. همه اینها مواد اولیه هستند که در کارخانه جعل مورد استفاده قرار می گیرند.
راه پیشگیری از چنین جعل های نیز این است که ادارات ثبت و دفترخانه ها کنترل بیشتر کنند که این قبیل اوراق و اسناد سهواً یا عمداً در دسترس جاعلان قرار نگیرد. برای کارمندان خاطی که محافظ این اوراق و اسناد یا برای دفاتر اسناد رسمی که این اوراق را تحویل می گیرند مجازات شدید قرار دهند نه اینکه مراجع مربوطه به اعلان آگهی یا بخشنامه مفقودی اکتفا کنند و باز خواستی از مباشر و محافظ اوراق و اسناد نباشد. به عنوان مثال بند ۵ مجموعه بخش نامه های ثبتی دفاتر اسناد رسمی را مکلف کرده که ((محفظه ای مطمئن)) مثل گاوصندوق و غیره برای نگهداری اوراق تهیه کنند در حالیکه این چنین نیست و اوراق در دسترس هستند.
۵ـ جعل با انگیزه سیاسی :
شناسنامه یک سند رسمی است. امروزه شناسنامه ها دست خوش جعل و تزویر می شوند یــکی از انگـیزه هـای افراد در جعل این سند رسمی انگیزه سیاسی است خاصه در مسئله و رقابت های سیاسی بازار این گونه جعل ها گرم است.
به عنوان مثال اخیراً شبکه ای در کروک عراق اوراق و برگ های رسمی فرمانداری کرکوک(۱) را جعل کرده و در آنها برگ سلامت جسمانی تهیه نموده و کردهای ترکیه که به عراق پناه آورده اند از این اوراق و شناسنامه برای آنها استفاده کرده که وانمود کنند این کردهای ترکیه ای کردهای عراقی هستند که با آن جمعیت رفراندام برگزار کنند و رأی گیری نمانید که نتیجه آن این بود که آقای عبدالرحمن مصطفی با چنین آرایی بشود فرماندار کروک در سال ۲۰۰۵ میلادی و طراحی این جعل نیز با خود فرماندار منتخب بوده یا در همین شهر خودمان هر نفر معمولاً بیش از ۲ یا ۳ شناسنامه المثنی از اداره ثبت احوال دریافت کرده که یکی از آنها بیشتر نمی تواند واقعی باشد مابقی ماهیتاً جعلی محسوب می شود و کاربردهای زیادی دارند از قبیل:
۱ـ رأی دادن با آن ۲ـ دریافت سهمیه کوپن ارزاق ۳ـ ازدواج های همراه با فریب و تظاهر به مجرد بود و امثال آن.
۶ـ جعل با انگیزه مثبت:
همه جعل ها با انگیزه منفی و سؤ نیت و تحصیل منافع یا دفع مضار نیست. گرچه ماهیت جعل قلب یک حقیقت و توسل به روش های متقلبانه است لیکن خیلی از جعل ها واجد شرایط تعریف قانونی جعل نیستند ولی جعل تعریف می شوند و انگیزه جاعل نیز مقوله های از قبیل ـ ایثار ـ خیرخواهی همکاری و سایر مقوله های و  ارزش های مثبت است به نمونه هایی از آن اشاره می کنیم.
الف) دو برادر دوقلو که با هم هم شکل و مأنوسند یکی از آنها از روی فداکاری با شناسنامه دیگری به جهت شباهت خودرا به جای او به حوزه نظام وظیفه معرفی می کند، خدمت سربازی را تمام می کند و کارت نظام وظیفه رسمی که مفاداً جعلی می شود بنام برادر می گیرد و تحویل او می دهد و بعد می تواند بجای خود نیز با هویت واقعی خود به خدمت برود و پایان خدمت با اصالت حقیقی نیز برای خود بگیرد این گونه جعل از روی فداکاری و با انگیزه مثبت است.
ب) دو برادر مشابه یکی بجای دیگری در کنکور شرکت می کند ـ قبول می شودـ کارنامه قبولی را به برادرش هدیه می کند در حالیکه آن کارنامه مفاداً و ماهیتاً به عنوان یک سند رسمی جعلی است.
ج) زنی از شوهرش باردار نمی شود بر اثر رابطه نامشروع باردار می شود، زیرا علاقه به داشتن فرزند دارد که مبادا پای طلاق بخاطر باردار نشدن پیش آید هنگامیکه به اداره ثبت احوال جهت دریافت شناسنامه نوزاد مراجعه می کند بجای پدر نامشروع شوهر قانونی خود را به عنوان پدر به ثبت احوال محل معرفی می کند و مأمور ثبت احوال نیز نادانسته مرتکب جعل مفادی می گردد و مشخصات شوهر را در شناسنامه فرزند می نویسد در حالیکه مشخصات واقعی پدر این فرزند نامشروع کس دیگری است. لیکن علاقه فطری فرزند داشتن آن زن مانع معرفی پدر واقعی بچه شده و چنین سند رسمی سجلی جعلی صادر شده در راستای اینکه علم جرم شناسی به مطالعه پدیده مجرمانه و پیشگیری از علل و عوامل وقوع جرم می پردازد چند مورد انگیزه و علل جعل در اسناد رسمی را بر شمردیم به قسمت دوم این علم یعنی مقوله پیشگیری، چند مورد از مواردی پیشگیری جعل سند رسمی را نیز بیان می کنیم.
۳۸-۲ موارد پیشگیری جعل در سند
الف) در خصوص جعل اسناد رسمی اتومبیل ها:
امروزه بعد از مواد مخدر سرقت اتومبیل بیشترین درآمد را برای تبهکاران در کشورها دارد پلیس بین المللی نیز خبر داده که که سالیانه ۲۰۰۰ میلیون سرقت اتومبیل در اروپا به وسیله جعل اسناد و مدارک آنها صورت می گیرد به عنوان مثال سارقان اسناد و مدارک اتومبیل سواری گران قیمت بی ام و ۵۱۸ قدیمی به رنگ قهوه ای را با سرقت این اتومبیل فرسوده بدست می آورند و بعد همین مدارک را برای هم تیپ و همرنگ همین ماشین سرقتی جعل و مورد استفاده قرار می دهند و با تغییر ممیزات وسیله نقلیه مدل بالای مسروقه آنرا با همین اسناد جعلی بفروش می رساند که تنها راه پیشگیری آن است که اسناد و اوراق ماشین در درون ماشین نباشد که سارقان با سرقت خودرو به سادگی به اسناد و مدارک آن برای جعل دسترسی پیدا کنند.
ب) انگیزه خرید اتومبیل های تصادفی:
یکی از انگیزه های افرادی که اتومبیل های فرسوده و تصادفی را می خرند استفاده از اسناد و مدارک آنها برای خودروهای نو و مدل بالا است راه پیشگیری از جعل اسناد خودروهای فرسوده نیز آن است که اولاً تا حد امکان این خودروها قابل خرید و فروش نباشند، ثانیاً به آگهی های خرید اتومبیل های اسقاطی توجه شود که چه کسانی و به چه منظوری می خرند گر چه متأسفانه خود دولت و شرکت های بیمه نیز مبادرت به خرید اتومبیل های تصادفی می نمایند در کشور ما انگیزه خرید این گونه اتومبیل ها معمولاً برای موارد زیر است.
شبیه سازی ـ فروش ـ اوراق کردن ـ انتقام جویی ـ ارتکاب جرایم سیاسی ـ سرقت ـ حمل قاچاق ـ کلاهبرداری…
راه پیشگیری از سرقت و جعل اتومبیل ها و اسناد آن:
۱ـ کارخانه تمامی قطعات را مثل گیربکس ـ دیفرانسیل ـ قفل ـ شیشه ها ـ … را دارای شماره سریال نمایند که از روی هر قطعه بتوان خودرو را شناخت و سازمان و جاعلان تنها به فکر سرقت و جعل اسناد خودرو نشوند.
۲ـ اطلاعات شماره گذاری و نقل و انتقالات دفترخانه ای به اداره آگاهی همزمان داده شود که اطلاعات خودروها را داشته باشد.
۳ـ اوراق سفید دفترخانه ها و ادارات ثبت و خزانه چاپ اوراق قابل دسترسی نباشد.
۴ـ ماده ۷۲۱ ق. مجازات اسلامی عملی شود و کلیه اوراق فروشان و قطعه فروشان با آگاهی هماهنگ باشند.
پروسه پیشگیری از جرم جعل اسناد رسمی باید از ناحیه دولت و هیأت حاکمه در جامعه عملی شود زیرا وظیفه سلامتی بستر امنیتی جامعه از جرم جعل برعهده دولت است به همین جهت مسئولین حکومتی باید با مطالعه دقیق و کارشناسانه انگیزه و علل جعل اسناد رسمی را مطالعه و راه های پیشگیری آنرا فراهم آورند و این ممکن نیست بجز با شناخت واقعیت جامعه و عوامل معده ای که موجب جرم جعل سند رسمی  می شوند به همین دلیل الکساندر دوما خطاب به حاکمان گفته :
(گران بهاترین معرفت برای پادشاه و حاکم آشنایی با حقیقت های جامعه است)
امیدوارم حال که به تجویز بند ۵ اصل ۱۵۶ قانون اساسی دفتر پیشگیری از وقوع جرم در دادستانی کل کشور تشکیل شده و آقای دکتر وکیلیان نیز ریاست آنرا پذیرفته مشکل جعل سند رسمی نیز مرتفع گردد.
شش انگیزه و علت برای جعل سند رسمی ارائه شده که اولین و مهم ترین آن جهل و بی اطلاعی جامعه خاصه اکثریت محرومین خبری و اطلاعاتی جامعه از قانون است که راه پیشگیری آن بالای بردن آگاهی قانونی جامعه است جامعه ایرانی خیلی از جرائم جعل را بر اثر اضطرار و ناچاری حاصله از مالیات های سنگین و مقررات غیر کارشناسانه مرتکب می شوند و همچنین افراد در جعل همیشه سؤ نیت و قصد متقلبانه ندارد بلکه گاهاً از روی خیر خواهی و با انگیزه مثبت مرتکب جعل سند رسمی می شوند که اینگونه جعل ها در تعریف قانونی جعل نمی گنجد و اخیراً مسائل و انگیزه های سیاسی نیز موجب ارتکاب جرم جعل شده بالاترین رقم جعل در اسناد اتومبیل است که راه های پیشگیری آن  زیاد است از جمله جلوگیری از سرقت اوراق ثبتی و سفید دفترچه های مالکیت است و همچنین شماره گذاری همه قطعات اصلی اتومبیل و جلوگیری از خرید و فروش اتومبیل های تصادفی. ^[۴۵]
۳۹-۲ راهکارهای عملی برای کاهش جرم اسناد
ضرورت دقت نظر در احراز هویت متعاملین خصوصاً معامل، وکیل یا نماینده و قائم مقام اصیل و نیز اصالت مدارک شناسایی، پاسخ استعلامات و اسناد و مکاتبات تعهدآوری که هرگونه خدشه ای در آنها، مسؤولیت مدنی و انتظامی دارد و گاهی خسارات جبران ناپذیری را برای سردفتر که اغلب سوءنیتی هم در کار نیست تحمیل می نماید، بر کسی پوشیده نیست.
تجربیات کارشناسانه و مراجعات مکرر بازرسان و کارشناسان رسمی در رشته جعل، بررسی خطوط، امضا و اثر انگشت نشان داده است که به رغم دقت نظر، حساسیت ها و وسواس هایی که سردفتر، نماینده دفتر اسناد رسمی، سندنویسان و منشی دفاتر در احراز هویت اشخاص و ثبت اسناد اِعمال می دارند بعضاً با شکایاتی مواجه شده اند که با ارجاع امر به کارشناسی و پس از مراجعه کارشناس به دفترخانه و ملاحظه دفاتر قانونی و بررسی چگونگی و نحوه ثبت سند در دفتر اسناد رسمی و اسناد بایگانی مشاهده شده که اغلب بدون سوءنیت و به اعتبار اعتماد و شناخت ظاهری متعاملین و معتبر بودن شهود و معرف ها و حسب اصالت اسناد ماقبل و خصوصاً وکالتنامه هایی که در دفاتر دیگری ثبت و صادر شده است و احراز هویت به صورت مختصر و ظاهری، مبادرت به صدور اسناد مهّم به ویژه سند قطعی منقول و غیرمنقول نموده که پس از مراجعه کارشناس به دفترخانه و بررسی نحوه و چگونگی ثبت سند و مقایسه امضائات و جملات (ثبت با سند برابر است) در دفاتر و یا دقت کارشناسی و مقایسه آثار انگشت براساس اصول علمی و مکانیسم تشخیص هویت، مؤید عدم تطابق امضائات و یا اثر انگشت بوده و به عبارتی دیگر، فرد دیگری به عنوان معامل یا موکل و نظائر آن سند را امضا و انگشت زده است. با کشف و اثبات ادعای جعل، شاکی چاره ای جز متهم نمودن سردفتر، هرچند بی گناه، به مباشرت یا همکاری با جاعل نداشته و سردفتر هم مکلف به حضور در محضر بازپرسی است که گاهی به علت احساس بی گناهی و اطمینان از نحوه احراز هویت و اصالت سند، اولین اقدامی که برایش متصور است اعتراض به نظر کارشناسی و تقاضای رسیدگی توسط هیئت کارشناسان خواهد بود و معمولاً تجربه نشان داده است که نتیجه کار هیئت کارشناسی چیزی جز تأیید نظریه کارشناس بدوی نیست. در اینجا صرفنظر از پرداخت دستمزد هیئت کارشناسی، سردفتر بی گناه، به درخواست خود، تحصیلِ دلیل دیگری را هم برای شاکی فراهم آورده است و حداقل خود را به مباشرت در جعل و تبانی با متهم در مظان اتهام قرار می دهد و هرچند در این زمینه نحوه عملکرد مجرم یا مجرمان و استفاده از تکنیک های پیشرفته در جعل اسناد خصوصاً مدارک شناسایی ممکن است در حدی باشد که با هرگونه دقت نظر و اِعمال وسواس، مسؤولانِ دفترخانه را قادر به تشخیص و حتی تردید در اصالت این گونه مدارک ننماید و ناخواسته و ندانسته اسنادی را به ثبت برسانند که با شکایت شاکی و متضرر از ثبت اینگونه اسناد و در نهایت ارجاع به کارشناسی، جعلی بودن این اسناد به اثبات برسد و مشکلات عدیده ای از جمله مجازات های جعل و حداقل سهل انگاری و ضرورت جلب رضایت شاکی و جبران خسارت و ضرر و زیان (مسؤولیت مدنی) دامنگیر سردفتر و یا سایر مسؤولان دفترخانه شود که بعضاً جبران ناپذیری اینگونه مسائل آشکارا روشن است. لذا بیان نکات و توصیه های زیر که حاصل تجربیات کارشناسی نگارنده است شاید بتواند تا حدود زیادی به آسیب شناسی در این زمینه دست یافته و دست کم از بروز اینگونه مشکلات پیشگیری و یا آسیب های گریزناپذیر را در حد امکان کاهش دهد.
الف : موضوع انتخاب و دقت نظر در گزینش پرسنل دفترخانه خصوصاً دفتریار و نماینده که شناخته شده، مورد وثوق، قابل شناسایی مجدد در زمان های ضروری آتی باشند و ضرورت نظارت و کنترل مستمر سردفتر در نحوه ثبت اسناد و حفاظت از دفاتر و اسناد دفترخانه ها؛
شناخت از نظر امین بودن و سلامت شخصیت روحی، روانی و حتی جسمانی.
میزان تحصیلات و سواد از نظر تسلط کافی به معانی کلمات و مفاهیم اصطلاحات حقوقی خصوصاً در تشخیص دقیق و اصولی کلمات و عباراتی که بار حقوقی داشته، تعهدآور و مسؤولیت آفرین است و نیز به کارگیری صحیح افعال در تحریر اسناد و حدود اختیارات از نظر کمی و کیفی و رعایت دقیق در تحریر قیود مهم زمان، مکان، حدود و اندازه ها و مقادیر با بهره گرفتن از ارقام به صورت عددی و حروفی به طوری که در تحریر هیچ گونه فاصله غیرمعمول و نامتناسب نداشته باشد تا امکان کم کردن، زیاد کردن و هرگونه تغییراتی را به صفر برساند.
نظم و ترتیب در انجام وظایف محوله، تحریر و بازخوانی اسناد به طور دقیق و همچنین تحصیل یقین در نبودن هرگونه ایرادی از نظر حقوقی، اغلاط املایی و انشائی، ارقام و نیز خواندن و تفهیم دقیق مندرجات اسناد به طرفین و در حضور همزمان متعاملین، معرف ها، شهود و مسؤولین امضاکننده دفاتر جاری، بانک و اتومبیل و دقت کافی در تنظیم اسناد نیم برگی و یک برگی، خلاصه معاملات و اسناد مالکیت و نظائر آن.
تحویل هرگونه سندی به متعاملین یا قائم مقام قانونی آنها پس از تحریر نام و نام خانوادگی و امضا توسط خودشان و اخذ اثر انگشت به طور سالم و دقیق با بهره گرفتن از انگشت سبابه دست راست (از سرانگشت تا بند اول به طور کامل) و با بهره گرفتن از استامپ سالم که فاقد جوهر اضافی بوده و خشک نباشد.
نوشتن عبارت (ثبت با سند برابر است) توسط خود اشخاص و در صورت بیسوادی افراد، ضمن اخذ اثر انگشت، این جمله خوانا و دقیق توسط فرد دیگری که نقشی در تنظیم سند ندارد و یا در سند نامی از او برده نمی شود و با ذکر نام نویسنده این جمله به طوری که در صورت لزوم، این نویسنده قابل دسترس بوده و مورد وثوق و تأیید فرد بیسوادی که انگشت می زند هم باشد.
بعضاً مشاهده شده است مواقعی که اسناد از کثرت و تعدد برخوردار بوده و مفاد اسناد به جز نام متعاملین یا یکی از آنها کاملاً مشابه و سطور مشخصی در تحریر اینگونه اسناد مورد استفاده قرار می گیرد سندنویسان دفترخانه با اصرار متعاملین جهت صرفه جویی در وقت، سند اول را در دفتر تحریر و به امضا متعاملین رسانیده و در مورد بقیه اسناد سطور مورد لزوم را شمارش و در انتهای سطر آخر از متعاملین امضا می گیرند تا در فرصت مناسب، متن آن دیگر اسناد، به تکرار نوشته شود. تنظیم اسناد بدین صورت نه تنها منع قانونی دارد بلکه بعدها مورد ادعای سفید امضا گرفتن و موجبات مشکلات عدیده ای برای سردفتر و سندنویسان است. به طور کلی هر سندی که در دفتر ثبت می شود باید به طور کامل و با قلم واحدی و پس از درج دقیق تاریخ تنظیم و حتی ذکر ساعت دقیق تکمیل و در خاتمه تحریر، بلافاصله، به امضا برسد.
دفاتر جاری ـ بانک و اتومبیل باید دقیقاً برگ شماری و با دستگاه شماره زن واحد و رنگ واحد جوهر استامپ شماره شده و مهر مخصوص و انحصاری دادستانی در کنار شماره صفحه منعکس گردد.
هرگونه دست بُردگی حتی برای تغییر یک شماره که مثلاً اشتباهاً توسط سندنویس صورت گرفته باید با ذکر سطر و علامت گذاری و با همان قلم در قسمت توضیحات هر دو صفحه توضیح و تصحیح و به امضای متعاملین و سردفتر برسد و ممهور گردد.
آدرس متعاملین و حتی معرف ها و شهود باید به طور دقیق و قابل دسترس تحریر شود تا به هنگام ضرورت، حضور هر یک جهت توضیح در دفترخانه و یا مراجع قضایی و انتظامی امکان دسترسی به آنها وجود داشته باشد.
از هرگونه پارگی کاغذ دفاتر و جدا شدن صفحات که امکان از بین رفتن و جابجایی صفحات و مطالبی را فراهم کند دقیقاً پرهیز و پیشگیری شود و نحوه چاپ و شماره گذاری و دوخت صفحات توسط مرکز تهیه و توزیع و تحویل دفاتر در اداره ثبت به دفاتر اسناد رسمی کاملاً مورد بازبینی قرار گیرد و با رعایت مسائل حفاظتی و امنیتی و ضمن بازنگری از سوی مسؤولان توسط کارشناسان ذی ربط کنترل گردد.
در چاپ هرگونه اسناد اعم از دفاتر، اوراق نیم برگی و یک برگی و خلاصه معامله ها و نظائر آن باید مسائل ایمنی و حفاظتی از نظر انتخاب نوع کاغذ، چاپ، واترمارک و علائم ایمنی و انتخاب رنگ های ایمنی برای درج شماره ها و سریال توسط اداره کل ثبت اسناد و املاک اعمال شود و ویژگی هایی خاص که به صورت سرّی و محرمانه است در هر بار تجدید چاپ اسناد رعایت، ضبط، نگهداری و قابل مراجعه و استناد باشد تا همانند اوراق بهادار خصوصاً اسکناس ها قابلیت جعل تماماً از بین برود.
استفاده از اوراق اسناد رسمی از نوع کاغذهای ایمنی با ضریب اطمینان بالا که در برخورد با هرگونه ماده پاک کننده شیمیایی و حتی فیزیکی عکس العمل نشان داده و جاعل را از ادامه کار خلاف بازدارد.
قلم و جوهری که هر دفترخانه در تحریر و اخذ امضا مورد استفاده قرار می دهد بهتر است به تعداد کافی که مصرف آن تداوم داشته باشد به بهترین کارخانجات تولیدکننده ـ حتی از یک مارک واحد ولی با ترکیبات و نوع رنگ متفاوت از نظر مواد تشکیل دهنده ـ توسط اداره کل ثبت اسناد به صورت سفارشی تهیه و دفاتر مکلف شوند همواره از قلم واحد و ویژه که نوع آن به نام آنها ثبت می شود استفاده نموده و به هیچ وجه اشخاص از قلم شخصی خود برای امضای اسنادی که در دفترخانه به ثبت می رسد استفاده ننمایند و نیز توجه داشته باشیم که قلم هایی در بازار داخل و خصوصاً در دیگر کشورها وجود دارد که رنگ و اثر خطوط، پس از گذشت مدتی از امضا کاملاً محو و از بین می رود. این مهم را حتی اشخاص عادی در معاملات روزمره خود بهتر است از فروشنده و یا صادر کننده چک و سایر مدارک بخواهند از قلم دیگری که مورد تردید نیست استفاده شود تا هرگونه ریسک و خطر احتمالی از بین برود.
سردفتران قبل از مهر و امضای اسناد صادره از صحت و درستی و نبود هرگونه اشتباه و غلط در تحریر و ثبت اسناد اطمینان حاصل نموده و تأکید می شود آگاه باشند که پاسخگو و مسؤول صحت و درستی اسناد هستند، لذا دفتریار و سردفتر نیز دقت کنند که در محل های تعیین شده امضای واحد خود را منعکس نموده و پس از دقت لازم و کافی در رعایت اصول و مقررات مربوط به تنظیم سند، مُهر برجسته و مخصوص دفترخانه را ممهور کنند.
مندرجات هر سندی به طور کامل و دقیق با ذکر تاریخ و حتی الامکان با تصاویر متعاملین و ضبط رایانه ای نگهداری و قابل دسترس باشد.
بعضاً مشاهده می گردد که فردی با یک وکالتنامه جعلی با حق توکیل به دفترخانه مراجعه و وکالتنامه را به نام اشخاص دیگر تفویض می کند. وکالتنامه بعدی اصالت دارد ولی بر مبنای وکالتنامه جعلیِ اولیه تنظیم شده و جاعلین با خیال راحت به انجام معاملات قطعی در دفترخانه دیگری مبادرت و مرتکب کلاهبرداری و استفاده جعل از اسناد می شوند. اصلح است دفترخانه پس از مکاتبه یا تماس با دفترخانه اولیه که گاهی حتی ممکن است وجود خارجی هم نداشته باشد از اصالت وکالتنامه ارائه شده اطمینان حاصل کرده تا از تعویض یک سند جعلی وکالت با وکالت در توکیل که معمولاً بعداً مورد سوءاستفاده و کلاهبرداری قرار می گیرد پیشگیری نمایند.
بعضاً مشاهده شده است که مشخصات مثلاً اتومبیل سرقتی به جای اتومبیل دیگری، که مشخصات آن مورد پاک شدگی شیمیایی قرار گرفته، اتومبیل سرقتی را در کوتاه ترین زمان که امکان افشای سرقت نیست با افرادی معامله و با اعلام آدرس های واهی و مدارک شناسایی مجعول مرتکب کلاهبرداری، فروش مال مسروقه و انتقال مال غیر گردیده و با تحویل اتومبیل سرقتی و صدور سندی غیرواقعی (غیرقانونی و جعلی) متواری می گردند. خوشبختانه اکنون با استعلام هایی که صورت می گیرد این گونه جرائم به حداقل رسیده ولی چه بسا در صورت لزوم استعلامات، مشاهده گردیده که پاسخ استعلامات مراجع ذی ربط خود نیز از اساس مجعول و مجرمین به هدف خود نائل آمده اند.
در بررسی سند مورد ادعائی که مالک در ایران نبوده و یا فوت کرده است، تصادفاً دیده شده که؛ محتوا و متن اسناد کم اهمیت که لزوم مطرح شدن آن بعید است به تاریخ های قبل در دفاتر مورد پاک شدگی شیمیایی قرار گرفته و اسنادی با ارزش بسیار زیاد و به تاریخ ماقبل درج و به اعتبار ظاهری آن اسناد، معاملاتی انجام شده و حتی مهر و امضا سردفتر قبلی نیز برای سند پاک شده اصالت داشته و بر مبنای این اسناد پاک شده مجعول، رونوشت اصیل اخذ و منجر به انجام معامله با دیگران گردیده اند که اغلب ممکن است سردفتر هم از این تغییرات و پاک شدگی به علت سهل انگاری و اطمینان به کارمندان از موضوع بی خبر مانده باشد و بعدها وقتی مطلع شود که ادعاهایی مطرح و ارجاع به کارشناس شده، دیگر کار از کار گذشته و سوءاستفاده ها صورت گرفته است. شخصاً با مواردی برخورد داشته ام که برای انجام کارشناسی یک سند به دفترخانه ای مراجعه و ضمن بررسی اوراق دیگر یک دفتر به پاک شدگی مشابه و متعدد دیگری در دفاتر برخورد نموده ام که مورد شکایت هم نبوده اند و با بهره گرفتن از نور (Ultra Violet ) در این اسناد پاک شدگی شیمیایی به خوبی مشخص می گردند. هرچند اغلب این دفترخانه ها تعطیل و مسؤولین تحت تعقیب قرار گرفته اند ولی جبران این سوء استفاده ها به علت متواری شدن متهم یا خارج از کشور بودن مجرم به جایی نمی رسد. لذا عمل سردفتری که شاید به دلیل سهل انگاری و اطمینان، دخالت مجرمانه ای در این امور ندارند، درسی باشد که سردفتران دیگر را آگاهی داده، مقید شوند که اولین نفری که دفترخانه را باز و شروع به کار می کند و آخرین نفری که در تعطیل شدن دفترخانه نقش دارد فقط خود سردفتر باشد تا بدون حضور سردفتر، احیاناً احدی از کارکنان سودجو فرصتِ حتی جمع آوری اطلاعات از اسناد بایگانی بدون اجازه سردفتر، پیدا نکرده و از هرگونه فعل و انفعالات و دسترسی به اسناد سابق الصدور دفترخانه ـ که مسؤول اصلی آن سردفتر است ـ در امان بماند. ^[۴۶]