نوشته‌ای که در اثبات اعمال حقوقی به کار می‌رود در صورتی سند است که به وسیله اشخاصی تنظیم و امضاء شود که در ایجاد آن اعمال اثر دارند. اطلاعات کسانی که عمل حقوقی را انجام نداده‌اند، اگر با نوشته‌ای اعلام شود ‌شهادت‌نامه است نه سند. طبق ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی ‌شهادت‌نامه سند محسوب نمی‌شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت. ‌شهادت‌نامه بیان کتبی اطلاع اشخاصی است که در وقوع عمل حقوقی یا واقعه مورد استناد دخالت نداشته‌اند. ‌بنابرین‏ ‌شهادت‌نامه نمی‌تواند مصداق سند را داشته باشد چرا که شهود در ایجاد شهادت هیچ اثری ندارند.

در کشورهای دیگر مقدار وسیعی از اسناد رسمی نیز با توجه به امضای دیجیتال و ثبت دیجیتال داخل در تعریف سند رسمی می‌شوند و بدیهی است اسناد الکترونیکی جایگاه خاصی در حقوق آن کشورها پیدا نکرده‌اند. مثلاً در قوانین فدرال ایالات متحده به«داده هایی که به‌طریقِ الکترونیکی یا مغناطیسی» ضبط شده‌اند، اطلاق می‌شود و از این جهت به اسناد الکترونیکی و مغناطیسی تصریح دارد.

به هر تقدیر، سند باید علاوه بر کتبی بودن، دو ویژگی اساسی داشته باشد تا اطلاق سند بر آن ممکن باشد: اولا” باید قابلیت استناد داشته باشد و ثانیاً” محصول کار و اندیشه بشری باشد. ‌بنابرین‏، بر اثر انگشت که به طور غیرارادی بر جایی نقش می‌بندد، هر چند قابلیت استناد داشته باشد و بتواند امری را به اثبات رساند، نمی‌توان اطلاق سند نمود.^[۱۰]

همواره باید این نکته را در نظر داشت، اسناد فقط یکبار به وجود می‌آیند و سپس مدیریت شده و به مدت لازم نگهداری می‌شوند. مدیریت مطلوب اسناد نیز فرع بر شناخت خصوصیات و ویژگی آن‌هاست.

اسناد بطورکلی دارای چهار ویژگی اصلی هستند:

۱- اصالت^[۱۱]:اسناد باید بر آنچه که محتوای آن‌ ها ادعا می‌کنند دلالت داشته باشند محتوای سند، تولید و یا ارسال کننده و همچنین زمان تولید و یا ارسال را بیان می‌دارد تطابق این دو وجه با واقعیت، اصالت سند را رقم می‌زند.

۲- اعتبار :^[۱۲]می‌توان به اسناد به عنوان بازنمای کامل و صحیح از یک دوره عملکرد سازمانی، استناد و اعتماد کرد.

۳- یکپارچگی ^[۱۳]: اسناد،کامل و بدون تغییر باقی می‌مانند و در برابر تغییرات غیر مجاز حمایت می‌شوند این خصوصیت به غیر قابل تغییر بودن اسناد پس از تولید، اشاره دارد.

۴- قابلیت استفاده^[۱۴]: اسناد می‌توانند در جای معینی قرار داده شده و یا مورد بازیابی قرار گیرند، نگهداری شده و یا مورد تفسیر واقع شوند.

سند به طور کلی عبارت است از مطلق دلیل اعم از مکتوب یا ملفوظ و مرادف مدرک است و در همین معنی عبارت«سند کتبی» به کار رفته که تلویحاً از وجود سند غیرمکتوب حکایت دارد. مکتوب بودن شرط صحت سند نمی‌باشد. یک سند تنها مجموعه‌ای از داده ها نیست بلکه نتیجه یا محصولی از یک فعالیت و رویداد است و به همین خاطر نیز با فعالیت‌های کاری، مرتبط هستند. پس سند مربوط به اعمال حقوقی می‌باشد و در وقایع حقوقی راهی ندارد. از آنجا که از شیوه های نوین کتابت ما، نگارش رایانه‌ای است، سند رایانه‌ای نیز داخل در تعریف خواهد شد. هر گونه دیگر نگارش الکترونیکی نیز سند الکترونیکی را در تعریف وارد می‌کند. ‌بنابرین‏، از نظر تحدید قانونی، منعی بر لحاظ کردن اسناد الکترونیکی نداریم. در نتیجه اسناد با اشکال متفاوت از جمله در شکل الکترونیکی یافت خواهند شد.

ب: سندازمنظر فقه

هر چند در فقه با سند کتبی به عنوان دلیل اثباتی مخالفت شده ولی به نظر ما برای حجیت سند کتبی می‌توان حتی به سوره بقره و دعای جوشن کبیر استناد نمود که خداوند در آیه ۲۸۲ سوره بقره می‌فرماید:«یا ایها الذین آمنوا اذا تداینتم بدین الی اجل مسمی فاکتبوه و لیکتب بینکم کاتب بالعدل…. فلیکتب و لیملل الذی علیه الحق»^[۱۵]. در این آیه بر مؤمنین تکلیف شده که اگر وامی از کسی می‌گیرند، آن را به صورت مکتوب درآورند و نوشتن بدهی توسط یک فرد عادل، ضروری دانسته شده است. همچنین برای پرهیز از کم و زیاد نمودن دین و شرایط آن، نویسنده را که باید بدهکار دین باشد مکلف به املای دین یا نوشتن و همراه دقت در تحریر مطالب نموده است. اگر تکلیف به ثبت دین در این آیه وجود دارد، قطعا” بایستی سند مکتوب، مربوط به دین بتواند در جایی هر چند اجمالی کارایی داشته باشد و حجیت آن فراتر از ضرورت پیشگیری از فراموشی مد نظر قرار گیرد. ‌در مورد وصیت نیز ظاهراً” حکم مشابهی در قرآن کریم وجود دارد. ناگفته نماند از منظر فقه اعتبار سند در چنین صورتی تابع اعتبار اقرار خواهد بود، زیرا اگر سندی با این مشخصات تهیه شد، اقرار به دین محسوب می‌شود. شاید هم علت مسکوت گذاشتن اعتبار سند کتبی به عنوان دلیل، ماهیت اقرار داشتن آن بوده باشد.^[۱۶]

در فراز ۲۹ دعای جوشن کبیر نیز سند از نظر لغوی به معنای تکیه‌گاه به کار گرفته شده است:«یا سند من لا سند له» به معنای«ای نگهدار افتادگان»،که در این دعا سند به خداوند اطلاق شده که تکیه‌گاه همه می‌باشد.^[۱۷]

بعلاوه بنا به حکم عقل که یکی از ادله استنباط احکام فقهی می‌باشد باید بی‌تعهدی مردم و رنگ باختن اخلاقیات در جامعه را با بهره گرفتن از تکنولوژی مدرن در امر تنظیم اسناد و تربیت افراد مجرب در این امر جبران نمود و اینکه عاقلان سند را به عنوان یکی از ادله مهم اثبات دعوی قرار می‌دهند. همچنین امروزه در مناسبات خود از خط استفاده می‌کنند و قادر به تنظیم سند کتبی می‌باشند، و سند برای پرهیز از فراموشی محتوای اعمال حقوقی وسیله مهمی است، مضاف بر اینکه تکنیک‌های بررسی جعل و کشف خدشه به مفاد اسناد روز به روز پیشرفته‌تر می‌شود، لذا نمی‌توان از ارزش اثباتی این دلیل غافل شد و اعتبار آن را تنها در قالب اقرار مورد بررسی قرار داد یا شهادت را در اثبات مدعا، قوی‌تر از آن دانست و حکم به بطلان سند رسمی در مقام معارضه با شهادت شهود داد.

ج: اسناد عادی