۲-۱۱- تاریخچه فناوری اطلاعات
اگرچه استفاده از رایانه در سالهای ۱۹۵۰میلادی درسازمانهای بزرگ کشورهای صنعتی وتوسعه یافته رایج بوده است ،ولی موضوع فناوری اطلاعات حتی تا دهه۱۹۸۰ میلادی کمتر در فرهنگ مدیریت مشاهده می شود. (صرافی زاده ،۱۳۸۳،ص ۱)
فناوری اطلاعات دارای سه نسل می باشد : نسل اول : lowcost است که این ۱۵-۱۰ درصد احتیاجات را برطرف می کرد و ویژگی هایش به شرح ذیل است : - امکان دسترسی به اطلاعات گذشته- حجم زیاد - اختصاص بیش از ۲۰درصد بودجه برای ورود داده ها نسل دوم : high profit نامیده می شود واین نسل۱۰۰-۸۰ درصد نیاز ها را برطرف می کند . از خصوصیات آن می توان به این موارد اشاره کرد : - دسترسی به اطلاعات فعلی – online بودن- وجود database - امکان استفاده همزمان تعداد زیادی ازافراد – بکارگیری اینترنت- وجود web master نسل سوم اطلاعات : همان نسلی است که امروزه درآن به سر می بریم که آن را leader ship نامیده اند . دراین نسل ، کاربرد استراتژیک اطلاعات مطرح می شود . که ویژگیهای آن عبارتند از:- اینترنت و تجارت الکترونیک – دسترسی سریع به نمودارها وشبیه سازی ها – دسترسی به اطلاعات گذشته ، حال وآینده (تدبیر ،ش ۱۲۱ ، ص ۸۸)

۲-۱۲- مفهوم تکنولوژی اطلاعات
تکنولوژی اطلاعات قبل از اینکه یک سیستم سخت‌افزاری و مجموعه‌ای از الگوها باشد یک نظام فکری و فرهنگی است و می‌توان آن را فرهنگ تولید اطلاعات نامید.
بدون ایجاد فرهنگ تولید اطلاعات،نظام IT نمی تواند دوام داشته باشد.بنابراین،آنچه درIT مهم است تفکر اطلاعات گرا است. تکنولوژی اطلاعات از اتصال و ترکیب مجموعه‌ای از فکرهای مفید تولید شده شکل می‌گیرد و کامپیوتر و سوپرکامپیوترها و سیم و کابل و ابزارهایی از این قبیل نیست. در تکنولوژی اطلاعات، فکر انسانهای خردمند است که تولید اطلاعات می‌کند.
تکنولوژی اطلاعات (IT) یعنی روش های تولید و جمع‌ آوری اطلاعات و استفاده از آن در جامعه و سازمان تکنولوژی اطلاعات با کوچک‌کردن، ارزان کردن و کاربری ساده برنامه‌های کامپیوتری باعث شده دسترسی به اطلاعات از هرجا و توسط هر شخص به راحتی صورت گیرد(هومر ، ۱۹۹۴،ص۵).
پایگاه های اطلاعاتی برگرفته از مفهوم تکنولوژی اطلاعات فرآیندهای پیچیده درون سازمانی را تسهیل کرده و بااتصال سازمانها به همدیگر، شبکه‌های سازمانی را بنا نهاده است و دیدگاه های میان مدت مدیران به دیدگاه های بلندمدت بدل شده است. به‌طور کلی در مفهوم تکنولوژی اطلاعات مولفه‌های زیر وجود دارد:
فرهنگ تولید اطلاعات؛ اطلاعات گرایی؛ جمع‌ آوری اطلاعات؛ خلاصه سازی اطلاعات؛ تحلیل‌گری؛ حساسیت اطلاعاتی؛ پردازش‌گری؛ تفکر شبکه‌ای؛ بهینه‌سازی؛ یکپارچه‌سازی؛ پژوهش‌نگری؛ روش‌سازی؛ ذخیره‌سازی؛ انتقال اطلاعات.(سلطانی ، ۱۳۸۲، ص ۱۵)
۲-۱۳- کاربرد تکنولوژی اطلاعات
بیشترین استفاده ازتکنولوژی اطلاعات درموارد زیر صورت می گیرد : ارتش ، تجارت ، صنایع،‌ کشاورزی، سازمانهای دولتی ،‌منازل وبالاخره آموزش و پرورش که ذیلاً پیرامون نحوه استفاده هر یک به ارائه توضیحاتی کوتاه مبادرت ورزیده می شود .
تجارت : ‌تجارت نیز به ارتباط سریع ودقیق نیاز مبرم دارد .این اطلاعات اکثراً درخصوص مناطق پر جمعیت ،سرویسها وتولیدات کارخانجات جمع آوری می شوند. درسال ۱۹۸۱ ، دوپنجم مصرف کنندگان داده های کامپیوتری را صاحبان تجارت وصنایع تشکیل می دادند . دربسیاری ازکمپانی های بزرگ با داشتن شعب متعدد در شهرها وحتی در کشورهای دیگر سالانه مبالغ هنگفتی را برای سرویسهای اطلاعات مربوط به شاخصهای اقتصادی، داده های آماری درصنعت، داده های مالی درکمپانی ها وبالاخره داده های جمعیتی می پردازند . این کمپانی ها احتیاج به تکنولوژی جدید اطلاعات برای ازدیاد تولید وجلب مشتریان بیشتردارند . بسیاری از این کمپانی ها شبکه های بزرگ اطلاع رسانی را در اختیار داشته واخیراً از ادارات «بدون کاغذ» با کاهش دادن منشی ویا کارکنان اداری سخن به میان می آورند . این شرکتها برای ارتباطات داخلی ویا خارجی به شبکه ها و سیستم های اطلاعاتی مجهزند واز مدارهای میکروویو و حتی از ماهواره ها استفاده می کنند .
صنعت: بسیاری از کارخانجات برای ساخت ویا تولید مواد اولیه خود نیازمند به استفاده ازتکنولوژی اطلاعات می باشند. برای حفظ کنترل و یا مونتاژ در کارخانجات استفاده از وسایلی مانند تلفن ، ماشینهای پاسخگو ویا کامپیوترکاملا ضروری می باشد . صنایع برای کم کردن اشغال ناشی از نگهداری پرونده ها از وسائل ذخیره سازی جدید اطلاعات استفاده نموده وبرای طراحی ویا انواع سیستم های ایمنی محیط کار از وسایل پیشرفته اطلاعاتی سود می برند. مثلا شرکت لیلاند موتور، همه گونه امورمربوطه به کارخانه را به کمک سیستمهای اتوماتیک مجهز به پستهای الکتریکی انجام می دهد.
کشاورزی : دربسیاری از کشورها چه درمزارع بزرگ ویا کوچک حالتهای مکانیزه صنعتی رواج یافته است . مزارع کشاورزی برای اطلاع از موقعیت آب و هوا وکنترل سیستم آبیاری از کامپیوتر سود می برند وبرای کنترل وضعیت آب در تانکرهای پرورش ماهی، همچنین برای تشخیص وضع تهویه وسیستم سرد کننده در مرغداریها نیز ازکامپیوتر استفاده می شود . در دامداری ها برای اطلاع از تاریخ زندگی هردام، اطلاع کامل از وزن دامها ،‌ میزان وبرنامه کامل تغذیه ووضع شیردهی ازکامپیوتر استفاده می شود وحتی روزفروش ویا کشتار نیزازقبل تعیین می گردد.
کشاورز یا دامدار موفق نه تنها برروشهای پیشرفته دامداری متکی است ، بلکه در تصمیم گیری ومدیریت شغلی – تولیدی نیزباید مهارت پیدا کند ونیازهای آینده بازار فروش را در اختیارداشته باشد . طبق نظریه « آگر» می توان شبکه موجود درجدول شماره ۳-۲را به عنوان مدیریت اطلاعات مورد استفاده قرارداد .(صرافی زاده،۱۳۸۳-۱۶)
جدول (۳-۲): انتقال اطلاعات – انتقال آموزش – حل مشکلات
———————————————–
انتشارات الکترونیکی
کنفرانسهای کامپیوتری
شبکه کامپیوتری – کامپیوترهای شخصی
روزنامه
رادیو- تماسهای رادیوئی
فرستنده های تلویزیونی – انواع ویدیوها
تلفن وسایرتماسهای مستقیم
انواع کتابها وانتشارات
ملاقاتها وگردهمایی ها
تماسهای شخصی
جدول شماره (۳-۲) انواع مختلف کسب اطلاعات ،از ساده ترین آنها یعنی تماسهای شخصی و انواع ملاقات ها گرفته تا کنفرانس های کامپیوتری وانتشارات الکترونیکی را نشان می دهد . جهت فلش ها بدین معنی است که می توان از معمولی ترین روش ها تا پیشرفته ترین آنها اطلاعات مورد نیاز را بدست آورد . هر قدر از سطح پایین به بالا متمایل می شویم ، روش های جمع آوری اطلاعات پیشرفته تر و امروزی تر می شوند (صرافی زاده،۱۳۸۳، ص۱۶).
اطلاعات نیز به معنی دانش، داده ها اخبار و بالاخره هرچیزی که باعث تغییر سطح دانش انسان گردد، تعریف شده است. بدین علم و تکنولوژی نیز فوق قائل شده اند .علم با فهم جهان اطراف سروکار دارد ، درحالیکه تکنولوژی مربوط است به کاربرد منابع، مواد ،‌ انرژی وپدیده های طبیعی برای رسیدن به اهدافی که با فعالیت بشرارتباط دارند. تفاوت اصلی این دو در هدف است . هدف اصلی فعالیتهای علمی فهم و درک جهان است،‌ درحالی که هدف اصلی تکنولوژی حل مسائلی است که نیاز انسان را برطرف می سازد . بنابراین رابطه بسیار نزدیکی بین این دو وجود دارد. زیرا فعالیت های علمی در رسیدن به اهداف خود اغلب به تکنولوژی احتیاج دارد و در همین حال حل مشکلات ،‌ مسائل از طریق تکنولوژی کاربرد مفاهیم علمی را می طلبد . یعنی علم توسط ایجاد مفاهیم واصول به تکنولوژی کمک می کند . با توجه به مطالب فوق می توان تعریف زیر را تکنولوژی اطلاعات ارائه نمود :
دستیابی، پردازش ،‌ ذخیره سازی ،‌ انتشار و استفاده از صوت ، تصویر و داده های عددی بوسیله ترکیبی از کامپیوتر وارتباط از راه دور بر پایه میکروالکترونیک بنا شده است . می توان کتابخانه ها ،‌صنایع چاپ، تبادل تلفنی ‌،استودیوهای تلویزیونی ، آگهی های تجارتی ، و کامپیوتر را از مصادیق تکنولوژی اطلاعات دانست. نیز تکنولوژی اطلاعات به روش های جدیدی که در ابداع ، ذخیره سازی، انتخاب ،انتقال و توزیع اطلاعات از راه های مختلف بکارگرفته می شوند، تعریف شده است . تعریف انتخابی یونسکو چنین است: رشته های مهندسی ، فنی، علمی و تکنیکهای بکار رفته دراطلاعات که با انتقال ، راه اندازی وکاربرد این اطلاعات سروکاردارند . تکنولوژی قدیم اطلاعات به گونه چشم گیری وابسته به وسایل ماشینی ،مانند سرویسهای پستی ، صنعت چاپ ، صنعت فیلم سازی ، صنعت ضبط صدا وحتی سیستم تلفن ، می باشد . تکنولوژی جدید اطلاعات به قسمتهای ماشینی والکتریکی کمتر وابسته است ،بلکه بیشتر از قدرت کارایی الکترونیک برای انتقال اطلاعات زیادتر واستفاده از دستگاه های کوچکتراما با سرعت افزونتراستفاده می کند . بطور کلی تکنولوژی جدید اطلاعات وابسته به چند نوع تکنولوژی پیچیده می باشد که شامل کامپیوتر، میکروالکترونیک وارتباط ازراه دورمی باشد.
امروزه مرزهای تکنولوژی جدید اطلاعات از صنعت وتجارت فراتر رفته وبه خانه ها نیز راه یافته است . سیستمهایی نظیر تله تکست وویدیوتکس نیز از اجزاء آن گردیده وسیستمهای جدیدتری نظیرانجام امور بانکی ازراه دوروخریداز راه دوررا دربرگرفته است. ازسال ۱۹۷۹تا ۱۹۸۳ علاوه برانگلستان در کشورهای فرانسه، سوئیس ، کانادا، آمریکا وژاپن تغییرات سریعی درزمینه معرفی کامپیوتر، تولید تکنولوژی جدید اطلاعات ورشته های جدید اطلاع رسانی بوجود آمد، تاجائیکه دولت انگلستان سال۱۹۸۲ را سال « تکنولوژی اطلاعات» ، سازمان ملل متحد نیز ۱۹۸۳را سال« ارتباطات جهانی» نامگذاری نمودند وکنفرانسی که درژانویه ۱۹۸۶ درکشوردانمارک درباره « تجارت اجتماعی با توجه به تکنولوژی اطلاعات » ، با شرکت اکثریت کشورهای اروپایی برپا گردید، دارای سه عنوان اصلی بدین قراربود: ۱- ازطریق تکنولوژی اطلاعات می توان منابع اجتماعی را تامین و تجربه اجتماعی را غناء بخشید. ۲- تکنولوژی اطلاعات تجربه اجتماعی را افزایش می دهد واین نیز به نوبه خود بعنوان یک وسیله مناسب درایجاد سیستمهای اطلاعاتی موثرواقع می شود. ۳- تکنولوژی اطلاعات باعث افزایش آگاهی عمومی و جریانات یادگیری اجتماعی می گردد.
۲-۱۴- دلایل شکست طرحهای توسعه سازمان بوسیله فناوری اطلاعات
۱- عدم توجه به کاربران سیستم : معمول ترین علتی که سبب شکست طرحهای فناوری اطلاعات درارائه مزایای بالقوه آن می باشد .عدم توجه به افرادی است که باید با این فناوری کار کنند . اغلب افرادی که با بهره گرفتن از فناوریهای جدید دعوت می شوند،ازاین کار ابا دارند . آن دسته از طراحان سیستم ها که به جای توجه به کاربران سیستم ،‌بیشتر به خود فناوری توجه می کنند نیز اغلب از مشاهده این واکنش ، شگفت زده شده اند . (اسلایت ،۱۳۸۱، ص۳۱)
۲- ترس از یادگیری مهارت جدید : برخی کارکنان فکر می کنند توانایی آنان فقط در خصوص همان کارهایی است که انجام می دهند .بنابراین فکر می کنند درکسب مهارت جدید توفیق لازم را نخواهند داشت . به همین خاطر در برابر توسعه وتغییر سازمان توسط فناوری اطلاعات مقاومت وحتی مخالفت می کنند . راهکارهای کاهش مقاومت کارکنان : ۱-برگذاری دوره های آموزشی ۲- استفاده از تمرینات عملی مناسب ۳- تشویق کارکنان به استفاده ازفناوری اطلاعات تغییرات گسترده وپیشرفت های به دست آمده درعرصه تکنولوژی اطلاعاتی درچند دهه گذشته ضرورت تجدید نظردرمسایل مختلف سازمانی را اجتناب ناپذیر کرده است . بکارگیری فناوریهای اطلاعاتی نظیر اینترنت ، پست الکترونیک وهمچنین فراگیر شدن استفاده از کامپیوتر و شبکه های کامپیوتری باعث شده است تا شکلهای سازمانی جدیدی پا به عرصه وجود بگذارند که ماهیتی کاملاً متفاوت با سازمانها سنتی، بزرگ ودیوانسالار دارند .به تبع ماهیت جدید،‌آنها باید استراتژی ها وساختارهای کهنه را رها کنند،‌تولیدات جدید داشته باشند و مهارت جدید را توسعه بخشند . (اسلایت ،۱۳۸۱، ص۳۸).
۲-۱۵- فن آوری اطلاعات یک استراتژی است
با شناخت فرصتها و امکاناتی که ازطریق فناوری اطلاعات ایجاد شده است ، آن را به یک استراتژی جدید برای دسترسی متفاوت به آنچه آرمان یک سازمان تعریف می کندتبدیل کرده است، بدون فناوری اطلاعات نیز می توان به آرمانهای ترسیم شده در یک سازمان رسید .اما آنچه با فناوری اطلاعات انجام می گیرد ، بسیار متفاوت از چیزی است که درذهن جای می گیرد . سازمان ها به این پدیده برای دسترسی به بازاربزرگتر، ارائه خدمات بیشتر وبهتر، جمع آوری و نگاه دقیقتر و زنده به نظریه ها وسلیقه ها ، انجام راحت ترو سریعتر کارها، ارزانتر کردن هزینه خدمات وعملیات ، کنترل دقیقترودسترسی سریعتربه منابع داخل وبیرون سازمان وارتباطات سریعترو ارزانترنگاه می کنند. شناخت هرچه دقیق وکامل تراز فناوری اطلاعات برای مدیران کارشناسان سازمانها ،آنان رادرتنظیم و طراحی یک استراتژی عملی تر با نگرش فناوری اطلاعات کمک شایانی می کند.( زرگر،۱۳۸۲،ص ۱۵)
۲-۱۶- فن آوری اطلاعات ، یک سری ابزاری است
به هرآنچه موجب جمع آوری ،گردش ، پردازش وانتقال اطلاعات وپیامها بدون محدودیتهای مکانی وزمانی باشد فناوری اطلاعات گفته می شود . رایانه ها، شبکه های رایانه ای ، نرم افزارهای کاربردی ، تخصصی یا عمومی ، تجهیزات مخابراتی و ارتباطی ، تجهیزات چند رسانه ای و فراگیر، ارتباطات بدون سیم و امثال اینها ،‌همه در حوزه صنعت فناوری اطلاعات جای می گیرند. با این تفاسیر می توان گفت که تقریبا تمامی افراد به نوعی از فناوری اطلاعات استفاده می کنند ،‌سازمانها نیز استفاده از فناوری اطلاعات را سالها تجربه کرده اند ( زرگر،۱۳۸۲،ص۱۶‌).
۲-۱۷- بهره مندی سازمانهای تجاری از فناوری اطلاعات
هیچ سازمانی نمی تواند فناوری قدرتمند دنیای نوین را نادیده بگیرد . سیستم های امروزی فناوری اطلاعات به دست اندر کاران دنیای تجارت کمک می کند تا دربرابرتغییرات مستمرو ناگهانی ،انعطاف،کارایی وقابلیت پاسخگویی بیشتری نشان دهند . فناوری اطلاعات اگردرست به کار رود به سازمانها یا شرکتها کمک می کند تا جریان امورخود را تسهیل کند وبر تواناییها ومهارتهای ویژه ای تمرکز یابد که سبب تمایز این نهاد درمیان رقبای دیگر می شود .امروزه از دست رفتن فرصتهایی که فناوری اطلاعات به دنیا عرضه می کند ، کم و بیش به مفهوم شکست درتجارت است.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۲۲)
۲-۱۸- مزایای فن آوری اطلاعات درسازمانهای تجاری
مزایای فردی :- سرعت عمل درکار- کارکردن حتی درخارج ازمحل کار- دریافت اطلاعات درخارج از محل کار.
مزایای تجاری:- ارتباط نزدیکتر با مشتریان - کاهش در هزینه ها - انعطاف بیشتردرکار ( اسلایت،۱۳۸۱،ص ۷).
۲-۱۹- نقش IT درفرآیندهای سازمان
نقش IT درفرآیندهای سازمان ، از قیبل تولید و فروش، رشد چشمگیری داشته است . اولین نسخه های فناوری رایانه در ابتدا برای نگهداری اطلاعات عملکرد سازمان استفاده می شد؛ اتفاقات و فعالیتهای روزها و هفته های گذشته را در اختیار مدیران قرار می داد. با توسعه سیستمها و فناوری شبکه ، امکان جمع آوری و استفاده ازاطلاعات هم زمان با رخداد آنها فراهم شد ؛ یعنی اطلاعات عملیات سازمان در لحظه وقوع از طریق شبکه در اختیار مدیران قرار می گرفت. بعدها بسیاری از مراحل ثبت دستی اطلاعات به روش های اطلاعات رایانه ای و اتوماسیون تبدیل شد و برخی مراحل کاری کارمندان نیز حذف گردید . سیستمهای رایانه ای اکنون امکان مشاهده ونظارت برعملکرد ها را فراهم کرده وخطاها و مشکلات کاری را قبل از وقوع به اطلاع کارمندان ومدیران سازمان می رسانند . بسیاری از فرایند های دستی قدیمی به طور کامل اتومات شده اند . این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی پرسنل شده است . برخی مشاغل حذف شده اندو برخی کارها که قبلاً دستی انجام می شد ازطریق رایانه وبه شیوه های جدید انجام می شوند ؛ برای مثال ، برنامه ریزها یا افراد مسئول کنترل پروژه ها ، که قبلا کار خود را به روش های سنتی وروی کاغذ وفرمهای دستی انجام می دادند . اکنون با بکارگیری سیستمهای رایانه ای ویژه ، تبدیل به کاربران تخصصی وبرنامه نویس رایانه ای شده اندو قدرت ومهارت شغلی خودرا چندین برابر توسعه داده اند . استفاده از فناوری اطلاعات ، علاوه بر اثر روی طبیعت کارو محیط کار، نحوه رقابت سازمانها را هم تغییرداده است . IT موجب توسعه وبهینه عملیات داخلی سازمانها ، کاهش هزینه های داخلی وتسریع درامرتولید شده است . کاهش هزینه های فرصت سودآوری حتی در قیمت پایین تر برای محصولات را نیز ممکن ساخته است.باسرعت عمل در رساندن محصول به بازار،دسترسی به سود سریعتر رخ می دهد.IT به یاری فرایندهای بازار یابی وفروش آمده وسرعت عمل دربازار یابی راخصوصاً در مواردی که محصولات جدید موجب کاهش قیمت وپایمال شدن فرصتها می شود بهبود بخشیده می شود . اطلاعات دقیقتری ازمشتری دراختیارعوامل فروش درسازمان قرارگرفته ونیازمشتری به وقع تشخیص داده می شود. محاسبه قیمت دقیق محصول متناسب با نیاز ومنابع هر مشتری امکان پذیر است. بکارگیری سیستمهای IT فرایندهای خرید وانتقال را نیزساده تروسریعتر نموده است . نقشIT تنها به خرید محصول توسط مشتری ختم نمی شود ؛ بلکه می تواند خدمات مشتری را ازطریق حفظ اطلاعات عمومی از هر مشتری واطلاعات ارتباطات مشتری توسعه وبهبود بخشد . حتی امروزه ازIT همراه با محصول و خدمات استفاده می شود وکارایی بیشتری برای مشتری ابداع می کند ؛ برای مثال ؛ حتی اتومبیل که یک کالای فیزیکی است از طریق فناوری های IT می تواند به سیستمهای ترمز جدید معروف به ABS مجهز گردد .( زرگر،۱۳۸۲،ص۲۰)
۲-۲۰- فن آوری اطلاعات وساختارسازمانی
یکی از راه های کاهش سلسله مراتب سازمانی توسعه سیستم اطلاعات مبتنی بر کامپیوتراست . رشد سریع سیستم ها اطلاعات کامپیوتری ، ساختارهای سلسله مراتبی سازمانی را سطح نموده وآنان را به سوی عدم تمرکز وجریان افقی اطلاعات هدایت کرده است .
۲-۲۱- فن آوری اطلاعات ومزیت رقابتی
فناوری اطلاعات می تواند وضعیت رقابتی سازمان را بهبود بخشد . درواقع ،‌تحقق مزیت رقابتی به توسعه و تطبیق سریع سازمان چنین سیستم هایی بستگی دارد. بعنوان مثال ؛ سیستم های اطلاعات مدیریت مانند ؛ سیستم های پشتیبان مدیریت و تصمیم گیری ، می تواند اطلاعات بهنگام ، مناسب و سریعی را در اختیار مدیران قرار دهند تا آنها بتوانند با حداقل اشتباه ، تصمیم گیری کنند . مشابه همین ، توسط کاهش سلسله مراتب سازمانی که موجب بهبود کارایی و نهایتاً مزیت رقابتی سازمان را فراهم می کند ، ‌تامین می شود . یک دلیل ساده برای افزایش کارایی در استفاده از سیستمهای نوین اطلاعاتی ، می تواند کاهش تعداد کارکنان مورد نیازجهت اقدامات سازمانی باشد. به کمک سیستمهای نوین اطلاعاتی شرکتهای کداک واینتل به ترتیب سلسله مراتب سازمانی خود را از ۱۳به ۴و از۱۰به ۵ سطح تقلیل داده اند . افزایش کارایی ، کاهش سلسله مراتب سازمانی، ازمیان برداشتن موانع سنتی بین بخشهای مختلف سازمان، افزایش کیفیت محصول ، ‌نوآوری ،‌ پاسخگویی بهتر به مشتریان و… دستاوردهایی است که از بکارگیری و توسعه جریان افقی اطلاعات و شبکه های کامپیوتری حاصل شده است . سیستمهای نوین اطلاعاتی موجب توسعه سازمانهای مجازی ،تولیدات مجازی وسازمانهای مشتری گرا شده است.سیستمهای اطلاعاتی وتکنولوژی پیشرفته به سازمان ها این اجازه را می دهد که بدون تحمل هزینه های فراوان سفارشهای دریافتی مشتریان را در اسرع وقت تحویل دهند . شرکت IBM نمونه فعالی دراین رابطه است .مدیران IBM سیستم اطلاعاتی را توسعه داده اند که قادراست از طریق کامپیوترهای شخصی برای نیازهای مشتریان انفرادی سفارش قبول کند وآن را با حداقل هزینه انجام دهد .
۲-۲۲- موانع اجرا
سیستمهای نوین اطلاعات مبتنی برکامپیوترعلی رغم تمامی مزیتهای آن به آسانی درسازمان اجرا نمی شوند. مشکلات تکنولوژیک، مقاومت از جانب کاربرها ومخالفتهای سیاسی درون سازمان ،‌ ازجمله عواملی هستند که اجرای آن را با مشکل مواجه می کنند . مدیران باید سیستمهای اطلاعاتی سازمان را به ابزارهای نوین و پیشرفته مجهز کنند . زیرا در عصر ارتباطات استفاده از تکنولوژی های سنتی و قدیمی راه به جایی نخواهد برد ؛‌ اجرای سیستمهای نوین اطلاعاتی فرایند مشکلی است و مدیران ممکن است دراین راه با مشکلات همچون ؛ مقاومت از جانب کاربرها و مقاومتهای سیاسی در سازمان مواجه شوند؛ بهبود تکنولوژی اطلاعات یک اولویت درتمام سطوح عملکردهای سازمان محسوب می شود ؛ سیستم های اطلاعاتی می توانند مزیت رقابتی سازمان را افزایش دهند و همچنین موجب افزایش بهره وری ،‌کیفیت محصول ویا خدمات ، نوآوری و پاسخگویی به مشتریان را فراهم آورند. بنابراین توسعه سیستمهای نوین اطلاعاتی به عنوان ابزار مدیریت یک ضرورت اجتناب ناپذیرعصر حاضراست .( گیوریان ،۱۳۸۰ ،ص۴۲)
اطلاعات درسازمانهای کشور ما کمتر به عنوان یک دارایی سازمان تلقی می شود وکمتر به نقش آن درتصمیم گیری ها و تحقق اهداف توجه می شود. مدیرانی که این نقش را شناخته اند ، سرمایه گذاری درفناوری اطلاعات را نوعی هدر دادن منابع ویا هزینه از دست رفته نمی دانند . فناوری اطلاعات دارای مفهوم بسیار وسیعی است که دولت الکترونیک ، تجارت الکترونیک ،جامعه الکترونیک و غیره همگی ره آورد کوچکی از کاربرد این فن آوری درسطح کشورهاست. قرن بیست و یکم را باید دوران انفجار دانش ویا اطلاعات نام گذاری نمود . اگر درگذشته قدرت و برتری کشورها ارتباط تنگاتنگ با تجهیزات ونیروی نظامی آنها داشت ، امروزه این برتری را باید درقدرت هرچه بیشتراطلاع رسانی به مردم وبرتری در تکنولوژی اطلاعات دانست . مهمترین ابزارتکنولوژی اطلاعات شامل : کامپیوتر،‌شبکه اطلاعاتی، وداده ها می باشد.
تکنولوژی اطلاعات درهمه جنبه های زندگی انسان کاربرد دارد ،اما می توان بیشترموارد استفاده آن را درصنعت ، تجارت ، ارتش، سازمانهای دولتی ، کشاورزی و آموزش وپرورش بیان نمود.دراین میان احتمال دگرگونی ها درآموزش بسیار عظیم و اجتناب ناپذیراست .
۲-۲۳- تکنولوژی نوین اطلاعات وارتباطات
ابزارها و وسایلی که به هرطریق موجب تولید،‌انباشت، پردازش واشاعه اطلاعات شوند تکنولوژی های اطلاعاتی وارتباطی نامیده می شوند . درواقع تکنولوژی اطلاعاتی عبارت است از « مجموعه ابزارها ، ماشین ها و دانش وروش ومهارت استفاده ازآنها درتولید، انتقال وجابجایی ، پردازش، آماده سازی ومصرف اطلاعات ». بنابراین تمام ابزارها ووسایلی را که در تولید ، آماده سازی وانتقال اطلاعات نقش دارند ،‌ اعم از وسایل دستی ساده یک کتابخانه تا وسایل پیچیده وپیشرفته یک مرکز اطلاع رسانی ، تکنولوژی اطلاع رسانی می خوانند . بر این مبنا هررسانه ای که قابلیت انتقال وجابجایی اطلاعات از یک نقطه به نقطه دیگرراداشته باشد وهدف آن برقراری ارتباط باشد ،‌ درقلمرو تکنولوژی ارتباطات قرارمی گیرد. بدین ترتیب تکنولوژی های اطلاعات وارتباطات به گونه ای باهم در آمیخته اند که مجزا کردن آنها بسیار دشوار است . در حقیقت هردو،‌ هدف مشترکی را دنبال می کنند که همان اشاعه اطلاعات در میان مردم است . دستاوردهای انسانی درجریان اختراعات ونوآوری های جدید به طور پیوسته برگستره و دامنه ی تکنولوژی اطلاعات وارتباطات افزوده اند . بدین ترتیب تکوین دنیای جدید قبل ازهرچیزمدیون دستاوردهای تکنولوژی های نوین اطلاعاتی وارتباطاتی است . محوراصلی این فنون امروزه کامپیوتر و ابزارهای ارتباط راه دوراست . « کامپیوترها اساساً کارپردازش وانباشت اطلاعات را انجام می دهند ودر ارتباطات راه دورامکانات پخش وتوزیع این اطلاعات را در سطح بسیاروسیعی فراهم می سازند » بنابراین تکنولوژی اطلاعاتی به مدد ابزارهای ارتباطی رسالت خود راکه همان جابجایی و انتقال اطلاعات است انجام می دهند .عصر حاضر را به واسطه ی بهره گیری از تکنولوژی های نوین اطلاعاتی و ارتباطی « عصر اطلاعات وارتباطات » نام نهاده اند . در این دوران افراد وجوامع بطور مستمربا یکدیگر ارتباط دارند و جهان به شکل یکپارچه درآمده و به « دهکده ی جهانی» تبدیل شده است . نظام های اطلاعاتی وارتباطی : درفرهنگ وبستر درمقابل اصطلاح “نظام” (سیستم) چنین توصیفی آمده است : نظام « واحد پیچیده ای است مرکب ازبخشهای گوناگون که تابع طرحی مشترک بوده وهدفی مشترک را دنبال میکنند»
خلاقیت و نوآوری سازمانی وفناورانه موجب رشد ،‌توسعه وبالندگی شده وقابلیتها ، امکانات وفرصتهای جدیدی را برای فعالیتها و برنامه های سازمانی وفناورانه ،‌همچنین ارتقای کیفیت وبهبود حیات کاری سازمان فراهم می کند . پی آمدهای مثبت و سازنده ی فرایندهای خلاقیت و نوآوری ، موجب افزایش انعطاف پذیری ، ارتقای سطح توانایی ها وقابلیتهای یادگیری سازمان می شود. بنابراین سازمانها تنها برای بهتر شدن یا افزایش کیفیت وارتقا بلکه برای سازگار شدن وادامه ی حیات وبقای خود همواره به خلاقیت ها ونوآوری های سازمانی و فناورانه به مثابه ی عامل آنتروپی ( بی نظمی) منفی نیازمندند، چنانکه در « فرایند مهندسی مداوم سازمان» خلاقیت و نوآوری به منزله ی یکی از مؤلفه های اصلی به شمار می آید .
۲-۲۴- نقش فن آوری اطلاعات درسازمان
به منظور درک تاثیرات فناوری اطاعات برسطوح سازمانی می توانیم از اثرات کمی آن بر فرایندهای تولید سازمان آغاز کنیم . تحقیقات گذشته میان بهره گیری از فناوری اطلاعات در مکانیزه کردن فرایندها ،‌ تامین اطلاعات بهتر و تغییرشکل کل فرایند تفاوت قائل است . تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است مثل فروشنده در یک فروشگاه از نظام اطلاعات رایانه پایه مانند اسکنردرجهت کوتاه کردن زمان پردازش استفاده می کند . تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارکنان ومدیران را درتصمیم گیری مؤثرتریاری می دهد .مثلاً درمثال بالا اطلاعات حاصل از سیستم فروش امکان انجام کنترل اقلام را محیاتر می کند. اثر تغییر زمانی حاصل می شود که موسسه تصمیم می گیرد تا فرایند خودرا مهندسی مجدد کند . تا به کارکرد بالاتری دست یابد . لازم به ذکر است شیوه مهندسی مجدد برخلاف شیوه ی سنتی که تقسیم کاررابرمبنای وظایف انجام می دهد . وبه تقسیم کاربراساس فرایندها تاکید دارد. براین اساس فعالیتها بایستی به طور ریشه ای مورد بازنگری قرارگیرد وبا استفاده از فناوری،‌فرایند به گونه ای طراحی شود که زمان وهزینه های فرایند تقلیل یافته و کارایی آن در جهت پاسخگویی بیشتر به مشتری یا ارباب رجوع ارتقاء‌یابد . (صرافی زاده،۱۳۸۳،صص۳۰و۱۱۱)