الف- بعد جسمانی و ظاهری
اولین بعدی که از انسان در نگاه اول برای هر کس مشخص می شود، بعد ظاهری و جسمانی اوست، این بعد حداقل شامل مواردی از قبیل جنس، سن، هیکل، زیبایی، جذابیت، پوشش ظاهری و… می شود، که در نوع برقراری ارتباط او با فرد مقابل بسیار موثر خواهد بود.

تحقیقات مختلف نشان داده است که جنسیت در برقراری ارتباط نقش بالایی دارد، مشاغلی مانند پرستاری، معلمی و… با بکارگیری جنسیت خاصی، اثرگذاری بیشتری خواهد داشت. به طور مثال، تحقیقات یکی از دانشگاه های جهان در بخش پرستاری نشان می دهد، معمولا پرستاران خانم در بخش کودکان مثمر ثمرتر از آقایان بوده اند. علاوه بر این، سن نیز می تواند در این خصوص کاملا اثرگذار بوده و ارتباط با کودک، نوجوان، جوان، میانسال و سالخورده قطعا متفاوت خواهد بود.
علاوه بر جنسیت و سن، می توان از هیکل (ریز اندامی و درشت بودن)، زیبایی و زشتی و جذابیت به عنوان عوامل موثر در نوع ارتباط انسان ها نام برد و توجه به تمامی موارد فوق الذکر در نوع ارتباط انسان ها تأثیر خواهند داشت. (شاه محمدی ۱۳۹۰، ۲۷)
ب- بعد عقلانی و فکری
یکی از مهمترین مشکلات جوامع بشری در برقراری ارتباطات انسانی، عدم توجه به این بعد اساسی در انسان ها می باشد، که دامنه آن از خانواده تا سطوح عالی جامعه گسترده شده است. به عبارت دیگر، هرگاه در هر جامعه ای مردم تصور کنند، انسان های روبروی آنها، دارای حداقل فهم، شعور و درک می باشند، مراقب اعمال، گفتار و …. خود خواهند بود. البته در حال حاضر ما شاهد عدم توجه به این بعد مهم در روابط میان فردی می باشیم. کلمات، حرکات و رفتار ما بیانگر این مسئله است. به طور مثال: زمانی که به فرزندانمان می گوییم؛ بچه هستند، یا به راننده اداره می گوییم: راننده است؛ با بیان اینگونه کلمات عملا این بعد را، در آنها نادیده می گیریم. در حالی که با یک توجه دقیق، خواهیم دید که فرزندان ما دارای درک، شعور و فهم بسیار بالایی هستند و بسیاری از اعمال غلط، خطا و… را متوجه می شوند و اگر آنها را برای ما بازگو نمی کنند از حیا و درک بالای آنهاست که درعمل ما دقیقاً بر عکس آن را تصور می کنیم. هرگاه ما در برقراری ارتباط با انسان ها اینگونه بیندیشیم که فرد مقابل ما حداقل اندازه ما می فهمد، نوع ارتباط، رفتار و حرکات واقعاً تفاوت خواهد کرد. (همان ۱۳۹۰، ۲۸)
ج- بعد روحی، روانی و اجتماعی
یکی دیگر از ابعاد مهم و اثرگذار در برقراری ارتباطات انسانی، بعد روحی، روانی و اجتماعی است، در این بعد مواردی از قبیل ارزش های انسانی، اعتقادات، آداب و رسوم انسان ها مورد توجه قرار می گیرند. به عبارت بهتر باید در هر نوع ارتباط موارد ذکر شده، مد نظر قرار گرفته شوند.
ارزش های انسانی مطرح شده شامل ارزش های اجتماعی، فرهنگی، خانوادگی، قومی، منطقه ای و… است که در هر شکل ارتباطی باید به آن توجه دقیق شود. به طور مثال ارزش های حاکم بر مناطق جنوب کشور با ارزشهای حاکم بر مردم سیستان و بلوچستان و… متفاوت است و عدم توجه به هر یک از آنها مشکلات اساسی در ارتباطات انسانی به وجود خواهد آورد. (همان ۱۳۹۰، ۲۸)
۲-۱-۲۲- انواع ارتباطات انسانی
ارتباطات انسان با انسان به طور کلی به دو دسته ارتباطات کلامی و ارتباطات غیرکلامی تقسیم می شود. مجموع روابطی را که از طریق گفتن و گفتگو حاصل می شود، ارتباط کلامی می گویند. برای اینکه در شغل خود موفق شویم، باید از کلمات با دقت استفاده کنیم. هر کلمه؛ احساسات، عواطف خاص و عملکرد متفاوتی را در افراد برمی انگیزد. اگر کلمات در جا و مکان مناسب خود بکار برده شوند به سرعت برق بر جسم و روح افراد تاثیر می گذارند.
بنابراین، شایسته است در هنگام مواجهه با افراد از بکارگیری کلمات منفی همچون: نمی توانم، غیرممکن است، امکان ندارد، هرگز و … پرهیز شود. شما باید از نیروی کلمات و تاثیری که در دیگران دارند، آگاهی داشته باشید.
کلمات، در پیامی که به دیگری منتقل می کنید، تاثیر فراوانی دارند. بنابر این، از بکار گرفتن کلمات برحسب عادت و بدون اندیشه خودداری کنید.
فراموش نکنید که دستور دادن یکی از برخوردهای ارتباطی محکوم به شکست است. برای این که سخنان شما نافذ و موثر واقع شود، باید نظریات خود را با کلمات مناسب و در چارچوب مشخص مطرح کنید. کلمات می توانند تأثیر مثبت داشته باشند و یا با ایجاد حالت تدافعی گفت و گو را به بحث و جدل بکشانند. پس چارچوب پیام خود را با دقت مشخص کنید و سپس با صراحت و بدون پیشداوری حقایق را با لحن و کلامی غیرمغرضانه شرح دهید.
بیان الفاظی دلپذیر و موزون موجب می شود که شخص مقابل با متانت گوش فرا دهد، حقایق را جمع بندی کند و به فکر حل مساله باشد. اما عبارات مغرضانه و کینه جویانه اغلب خشم فرد دیگر رابرمی انگیزد و او را به موضع گیری دعوت می کند و در نهایت روابط را به دشمنی و تعارض و نبرد می کشاند.
یک کلمه باید دقیقا مفهوم مورد نظر ما را در بر داشته باشد، نه کمتر و نه بیشتر. به طور کلی؛ کلماتی صریح، کوتاه، دقیق، مودبانه، صــحیح و پر محتوا انتخاب کنید. کلمات باید روشن و صریح باشند، یعنی بتوانند به درستی نیات و خواست های شما را به دیگران منتقل کنند.
مطلب را مختصر و مفید بیان کنید، تا مخاطبین شوق شنیدن را از دست ندهند. تاکید می شود، پیام خود را تا آنجا که می توانید کامل بیان کنید. (شاه محمدی ۱۳۹۰، ۴۴)
برای درک ارتباط کلامی با مهارت های چهارگانه ارتباط کلامی آشنا می شویم.
«شنیدن و گفتن، خواندن و نوشتن» مهارت های چهارگانه ارتباط کلامی هستند که انسان ها به طور طبیعی به ترتیب زیر آنها را آغاز می‌کنند:
مهــارت و سـن شـروع
- گفتن: ۲ سالگی
- شنیدن: ۴ سالگی
- خواندن: ۶ سالگی
- نوشتن: ۸ سالگی
ما از زمانی که متولد می‌شویم، می‌شنویم. اما شنیدن بعنوان مهارت از زمانی آغاز می‌شود که فرد تصمیم می‌گیرد و با اراده کارها را انجام می‌دهد. (شاه محمدی ۱۳۹۰، ۴۶)
الف- گفتن
سخن گفتن فن یا هنری است که آدمی به وسیله آن بر دیگران تأثیر می‌گذارد. دیگران را ترغیب و اقناع می‌کند و همواره در مراودات اجتماعی به کار می برد.
در اولین لحظه برقراری ارتباط، شما با سلام و یا احوالپرسی قدرت بیان خود را نشان می‌دهید. اینکه چقدر با صلابت سلام کنید یا از روی ترس یا ناراحتی و یا چیز دیگری، وضعیت روحی شما را نشان می‌دهد.
گفتن در بین مهارت های چهارگانه بیشترین کاربرد را دارد و برای برقراری ارتباط مهم تلقی می‌شود. لذا بایستی در هنگام سخن گفتن و یا سخنرانی نکاتی را رعایت کنیم.
- خوب گوش کردن، ما را برای بهتر گفتن آماده می‌کند.
- مطالعه کردن به ما فرصت می‌دهد تا حرفی برای گفتن داشته باشیم.
- درباره آنچه اطلاعات نداریم، اظهار نظر و صحبت نکنیم.
- از به کار بردن کلماتی که معنای آن را نمی‌دانیم، خودداری کنیم.
- به جز در آغاز ارتباط سعی کنید اگر از شما پرسش نشد، درباره خودتان سخن نگویید.
- هنگام گفت و گو به دیگران نیز فرصت گفتن بدهید.
- درباره آنچه علاقمند هستید و اطلاعات دارید، صحبت کنید.
- سعی کنید از نظرات بزرگان، هنگام سخن گفتن نقل و قول کنید.
- در سخن گفتن از دیگران تقلید نکنید. (همان ۱۳۹۰، ۴۶)
ب- شنیدن
سرچشمه بسیاری از مشکلات روزمره، عدم توجه به سخنان دیگران است. چرا که بسیاری اوقات بدون اینکه بدانیم دیگری درباره چه چیزی سخن خواهد گفت فکر می‌کنیم، همه چیز را می‌دانیم.
اندیشمندان بزرگ بر این باورند که (دو باید شنید و یکی باید گفت) از طرفی کسانی که خودشان را علم کل می‌دانند، اهمیت و ارزشی برای شنیدن قائل نیستند. در حالی که «شنیدن، بهره‌مندی از دانایی تمامی افرادی است که با آنان زندگی می‌کنیم». حال چگونه از این مهارت بهتر و بیشتر بهره‌مند شویم:
- بپذیریم که دیگران حق حرف زدن و حرفی برای گفتن دارند.
- از قطع کردن حرف دیگران خودداری کنیم.
- همواره سعی کنید، فقط به حرف یک گوینده گوش فرا دهید.
- شنونده فعالی باشید، یعنی آنچه را که گوینده درست می‌گوید، تأیید نمایید.
- اگر ابهامی درباره سخنان گوینده دارید، سئوال کنید.
- برای کودکان و نوجوانان خیلی مهم است که والدین آنان به سخنانشان گوش دهند.
- گوش دادن، یعنی اینکه برای دیگران و حرف آنان احترام قائل هستید. (شاه محمدی ۱۳۹۰،۴۷)