عموماً قبل از مکانیزه کردن هر سیستم، ابتدا لازم است آن را ساده کرده و بهبود بخشید. بدین معنی که باید سیستم دستی را تجزیه و تحلیل نمود و بهبود بخشید و ساده کرد. حجم اطلاعات و مفروضات موجود در سیستم مکانیزه باید زیاد باشد تا استقرار آن مقرون بصرفه گردد. با توجه به سرعت زیادِ ماشین ها، محاسبه الکترونیکی و مکانیزه کردن سیستم هایی که حجم اطلاعات در آنها به اندازه کافی نیست از نظر اقتصادی بصرفه نمی باشد.
بدون تردید زمانی که از سیستم اطلاعات صحبت می گردد، الزاماً حضور رایانه مطرح نخواهد شد بلکه بدون استفاده از رایانه یا هرگونه ماشین یاری دهنده و تسهیل کننده نیز می توان سیستم مدیریت اطلاعات را بوجود آورد. ولی هنگامی که با حجم وسیعی از اطلاعات روبرو هستیم، مسلماً استفاده از این تکنولوژی کاملاً مفید خواهد بود. در عین حال روش های عملیات در سیستم های مورد نظر بهتر است تا حدودی استاندارد باشد تا مکانیزه کردن این گونه سیستم ها آسان تر گردد (کتابی به نقل از میکائیلی، ۱۳۸۵).
مکانیزه کردن یک سیستم، زمانی عملی خواهد بود که تأمین اهداف آن با بهره گرفتن از وسایل و ماشین های سخت افزار و نرم افزار موجود ممکن باشد. در مکانیزه کردن سیستم، باید به اطلاعات وارد شده به سیستم، نحوه پرورش و مفروضات اطلاعات، گزارش های خارج شده از سیستم، فرستنده یا فرستندگان اطلاعات ورودی و یا گیرندگان اطلاعات خروجی و توالی زمان ارسال اطلاعات و دریافت گزارشات، توجه گردد.
تاریخچه آموزش وپرورش در ایران
سوابق تعلیم و تربیت بشر، نشان دهنده آنست که آموزش وپرورش، بعلت ناچیز بودن مجموعه‌ میراث اجتماعی و ساده بودن ارتباطات انسانی، بوسیله خانواده‌ها و بیشتر بصورت بدون برنامه انجام گردیده است. با گسترده شدن دامنه دانش‌ها و مهارت‌های بشری و توسعه فرهنگ و تمدن‌های مختلف، افزایش جمعیت و تراکم نفوس در شهرها و روستاها بتدریج نوعی دخالت آگاهانه در جریان انتقال فرهنگ و تمدن به کودکان و نوجوانان ضروری شمرده شده و توجه به تربیت غیرعمدی پدید آمد و سالمندان با توجه به مقاصد معین به پرورش خردسالان پرداختند و برای انجام دادن وظایف تعلیم و تربیت به صورت رسمی و عمدی طبق ضوابطی به تدریج سازمان‌های متعددی را ایجاد نمودند.

سیر تحول تشکیلات آموزش وپرورش
۱) در سال ۱۲۳۲ هجری شمسی و به دنبال تأسیس مدرسه دارالفنون در تهران توسط امیرکبیر، اولین بار وزارتخانه ای به نام وزارت علوم تأسیس گردید.
۲) در سال ۱۲۸۸ هجری شمسی نام وزارت علوم به وزارت معارف اوقاف و صنایع مستظرفه تغییر یافت.
۳) در سال ۱۳۱۷ هجری شمسی وزارت مذکور به نام وزارت فرهنگ خوانده شد.
۴) در سال ۱۳۴۳ هجری شمسی بر اساس قانون، صرفاً امور آموزش و پرورش پیش‌دانشگاهی و دانشگاهی به وزارت آموزش و پرورش محول گردید.
۵) در سال ۱۳۴۶ هجری شمسی به موجب قانون، کلیه امور مربوط به دوره‌های تحصیلی مربوط به دوره‌های تحصیلی پیش‌دانشگاهی، به عهده وزارت آموزش و پرورش گذاشته شد.
۶) درسال ۱۳۶۶ هجری شمسی قانون اهداف و وظایف وزارت آموزش و پرورش در ۴ فصل ۱۳ ماده و ۹ تبصره تصویب گردید.
انواع مدارس و مراکز آموزشی موجود
۱ - مدارس دولتی ۲- مدارس غیرانتفاعی ۳- مدارس استثنایی ۴- مدارس آموزشگا‌ه‌های آزاد ۵- مدارس وابسته به وزارتخانه‌ها ۶- مدارس خارجی ۷- مدارس تطبیقی ۸- مدارس اقلیت‌های مذهبی ۹- مدارس شاهد و مدارس نمونه ۱۰- مدارس شبانه ۱۱- مؤسسات تربیت معلم ۱۲- دور‌ه‌های کاردانی کارشناسی وکوتاه‌مدت.
تاریخچه سازمان مدارس به سبک جدید در ایران
۱) تأسیس مدرسه دارالفنون توسط امیرکبیر درسال ۱۲۲۸ (ه.ش) و آغاز معرفی نظام مدارس در ایران.
۲) در قانون فرهنگ مصوب ۱۲۹۰(ه.ش) آمده است که مدارس و مکاتب چهار نوع است:
الف) مدارس ابتدایی روستایی
ب) مدارس ابتدایی شهری
ج) مدارس متوسطه
د) مدارس عالی
۳) در سال ۱۳۱۳(ه.ش) دوره‌های تحصیلی ایران شامل دوره ابتدایی (۶سال)، اول متوسطه (۳سال)، دوم متوسطه (۳سال) بوده است.
۴) در قانون سال ۱۳۲۲(ه.ش) دورهای تحصیلی عبارت بوده است از:
الف- آموزش ابتدایی (۶سال)
ب- دوره متوسطه (دو دوره سه ساله که دوره اول عمومی و دوره دوم به بخش نظری وفنی وحرفه ای تقسیم شده است).
۵) از سال ۱۳۴۵ (ه.ش) لغایت ۱۳۷۰ (ه.ش) مدارس شامل دوره‌های کودکستان(۳-۲ سال)، دبستان(۵ سال)، راهنمایی تحصیلی (۳ سال)، دوره متوسطه (۴ سال) و تحصیلات عالی بر حسب مورد (۷-۲ سال)
۶) از سال ۱۳۷۰ (ه.ش) تاکنون دوره متوسطه عمومی، فنی و حرفه‌ای به مدت۳سال و دوره پیش‌دانشگاهی به مدت یک سال مصوب گردیده است.
برخی از وظایف وزارت آموزش و پرورش
۱) تشکیل شورای عالی آموزش وپرورش.
۲) تشکیل شورای منطقه‌ای که حدود و وظایف و اختیارات آن به تصویب مجلس خواهد رسید.
۳) تهیه و پیشنهاد برنامه‌های میان مدت و بلند مدت در جهت تأمین اهداف آموزش و پرورش.
۴) هماهنگی در جهت هدایت آموزش‌ در چهار چوب نظام آموزش کشور با وزارتین علوم، تحقیقات و فناوری و بهداشت، درمان و آموزش پزشکی و سایر دستگاهایی که به نحوی در امر آموزش دخالت دارند.
۵) زیر پوشش قرار دادن کلیه کودکان لازم‌التعلیم و تقویت نهضت سواد آموزی.
۶) آموزش مستمر معلمان و کارکنان وزارت آموزش و پرورش به منظور ارتقاء سطح توانایی شغلی آنها.
۷) تأمین نیروی انسانی آموزش و پرورش از طریق ایجاد دانشسراها و مراکز تربیت معلم.
۸) تأمین آموزش و پرورش رایگان برای همه مردم تا پایان دوره متوسطه.
۹) تألیف و چاپ و توزیع کتاب‌های درسی و نشریات کمک آموزشی.
۱۰) ارتباط مستمر با اولیاء دانش آموزان و استمداد از آنها در تعلیم و تربیت.
۱۱) نظارت بر اجرای صحیح و دقیق کلیه آیین‌نامه‌ها و سنجش و ارزیابی نتایج حاصله از برنامه‌ها.
مدیریت آموزش و پرورش منطقه ۳ شهر تهران
مدیریت آموزش و پرورش منطقه ۳ شهر تهران جمعآً دارای ۲۹۸ مدرسه در مقاطع مختلف تحصیلی بصورت دولتی و غیر دولتی می باشد که آمار فوق به تفکیک زیر و به نقل از وبسایت رسمی اداره کل آموزش و پرورش منطقه ۳ شهر تهران ارائه می گردد:
الف- مدارس دولتی پسرانه منطقه ۳ شهر تهران: ابتدایی ۱۳ مدرسه، راهنمایی ۸ مدرسه، متوسطه ۹ مدرسه، متوسطه بزرگسالان ۲ مدرسه، هنرستان فنی و حرفه ای ۱ مدرسه، هنرستان کارودانش ۳ مدرسه، هنرستان بزرگسالان فنی و حرفه ای ۱ مدرسه.
ب- مدارس دولتی دخترانه منطقه ۳ شهر تهران: ابتدایی ۱۹ مدرسه، راهنمایی ۱۳ مدرسه، متوسطه ۱۲ مدرسه، متوسطه بزرگسالان ۳ مدرسه، هنرستان فنی و حرفه ای ۴ مدرسه، هنرستان کارودانش ۱ مدرسه، هنرستان هنر ۱ مدرسه.
ج- مدارس غیر دولتی پسرانه منطقه ۳ شهر تهران: ابتدایی ۳۵ مدرسه، راهنمایی ۳۰ مدرسه، متوسطه ۳۵ مدرسه، متوسطه بزرگسالان ۱ مدرسه، هنرستان فنی و حرفه ای ۴ مدرسه، هنرستان کارودانش ۱ مدرسه، هنرستان بزرگسالان فنی و حرفه ای ۱ مدرسه به علاوه یک مرکز آموزش از راه دور که در مقطع راهنمایی و متوسطه در حال فعالیت است.
د- مدارس غیر دولتی دخترانه منطقه ۳ شهر تهران: ابتدایی ۳۴ مدرسه، راهنمایی ۲۶ مدرسه، متوسطه ۳۴ مدرسه، متوسطه بزرگسالان ۲ مدرسه، هنرستان فنی و حرفه ای ۴ مدرسه.
مطابق آمار فوق مشاهده می شود که ۳۸ مدرسه راهنمایی پسرانه و ۳۹ مدرسه راهنمایی دخترانه جمعاً ۷۷ مدرسه راهنمایی (دولتی و غیر دولتی) در سطح منطقه ۳ آموزش و پرورش شهر تهران مشغول فعالیت هستند.
پیشینه پژوهش
الف) تحقیقات داخلی
۱- مؤمن پور (۱۳۷۰) پژوهشی با عنوان: طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات بانک های اطلاعاتی توزیع شده در کاربرد مواد مرکز پژوهش های خاص، انجام داده است.
بانک اطلاعاتی توزیع شده در پایگاه های مختلف شبکه کامپیوتری ذخیره می شوند، جایگاه های عمومی مشارکت کننده در یک بانک اطلاعاتی توزیع شده ممکن است ریزکامپیوتر، مینی کامپیوتر، کامپیوترهای بزرگ و یا ترکیبی از انواع مختلف باشند. شبکه ارتباطی این جایگاه ها نیز ممکن است از نوع شبکه های محلی و یا شبکه های دور باشند. سیستم D یک سیستم مدیریت در بانکهای اطلاعاتی توزیع شده DDBMS همگن بر اساس مدل رابطه ای است و زیان و پرس وجوی این سیستم جبر رابطه ای است.
۲- پارسا (۱۳۷۰) تحقیقی با عنوان: طراحی و ساخت سیستم مدیریت اطلاعات، انجام داده است.
در این تحقیق ضمن اشاره به این که اطلاعات خام اولیه برای گروه های مختلف اداری جمع آوری می شوند، در قالب های تهیه شده وارد بانک اطلاعاتی می گردند و برنامه ها را تدوین میکنند. اطلاعات مربوط به کارت های ورود و خروج، خرید های تدارکاتی و حساب های مربوط به آمارهای گردآوری شده از واحدها و خدمات و سرویس ها بصورت کامپیوتری سیستماتیک خواهد شد.