در این پژوهش راه حل یا سیستم پیشنهادی از نظر ویژگیهای فنی مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد. اینکه امکانات سخت افزاری و ارتباطات مورد نیاز برای توسعه سیستم تا چه میزان قابل دسترسی است؟ آیا دانش لازم جهت توسعه سیستم وجود دارد؟ همچنین بررسی دانش فنی موجود در داخل و خارج و امکان دستیابی به آن در زمان مورد نظر از اهمیت خاصی برخوردار است.

ابعاد امکان سنجی فنی
الف) فعالیت های که مبتنی بر قانون هستند^[۱۱۴].
اگر وظایف در ناحیه بررسی با قوانین منطبق نباشد ( قانون مدار نباشد) و بر اساس قضاوت و جهت دهی سلیقه ای باشد در آن صورت رایانه و استفاده از آن توجیهی ندارد. برای مثال پردازش سفارش، تهیۀ خلاصه گزارش دوره زمانی بدهکاران و محاسبات با اعتباریابی مشتری از این قبیل فعالیت ها هستند.
ب) فعالیت های تکراری^[۱۱۵]
اگر اُمور فقط بصورت موردی اجرا شوند، سیستمی کردن آنها بصرفه نیست. کارهائی که اغلب بصورت ثابت و تکراری هستند رایانه ای کردن آنها مناسب می باشد.
ج) فعالیتهای پیچیده^[۱۱۶]
اگر عملیات پیچیده ای را بتوان به چندین جزء ساده کوچک نمود، در آن صورت رایانه ای کردن آن ساده و مناسب خواهد بود.
د) درجه بالای دقت^[۱۱۷]
انسان در شرایط قابل انعطاف، تخمین های خوبی می زند ولی رایانه این خصوصیت را ندارد، لیکن اگر درجۀ بالا از دقت در محاسبات عددی مورد نیاز باشد رایانه ها با سرعت و درصد پائین اشتباهات، بهتر از انسان عمل می کنند.
ه) سرعت پاسخگوئی^[۱۱۸]
اگر خواستار سرعت بالا در پاسخ دهی باشیم سیستم های رایانه ای چنین امکانی را فراهم می آورد.
داده های رایانه ای به راحتی و ارزان برای امور تکراری و مختلف می توانند استفاده شوند.
گزارش امکان سنجی^[۱۱۹]
گزارش امکان سنجی نتیجه تلاشهای تحلیلگران را در مرحله شناخت سیستم نشان می دهد. این گزارش بر اساس یافته های تحلیلگران به دو شکل، گزارش کلی (خاص مدیران ارشد) و تفضیلی (برای کارشناسان) تهیه می شود (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).
الف- گزارش کلی
ساختار گزارش کلی امکان سنجی جهت ارائه به مدیریت عبارت است از:
- مقدمه
- اهداف در بکارگیری سیستم مورد نظر
- افراد درگیر در عملیات سیستم سازمان
- تغییرات سازمانی مورد نیاز جهت بکارگیری موفق سیستم مورد نظر
- منافع حاصل از سیستم
- پیش بینی (برآورد) هزینه سیستم
ب- گزارش تفضیلی
- مقدمه نتایج حاصل از شناخت
- بیان مشکل یا نیاز
- ارائه راه حل های مختلف و دلایل انتخاب راه حل پیشنهادی (نتایج امکان سنجی)
- معرفی سیستم پیشنهادی و دستاوردهای مورد انتظار
- منابع و تجهیزات مورد نیاز برای سیستم جدید
- هزینه های مورد انتظار
- دستورالعمل های اجرایی و پرسنل اجرایی سیستم جدید
- طرح اجرای سیستم جدید
- پیش بینی مشکلات بکارگیری سیستم جدید
زمانی که گزارش یک طرح امکان سنجی، ارزیابی و توسعه و طراحی سیستم به تأیید مدیران ارشد سازمان برسد، تحلیلگر یا مدیر پروژه به ارائه طرح پروژه می پردازد. طرح فعالیت، منابع مورد نیاز (انسانی، مالی، تجهیزاتی، و فیزیکی) زمانبندی پروژه و کنترل ها را در بر می گیرد.
گزارش امکان سنجی توسط تحلیلگر نوشته و به مدیریت ارائه می گردد و مدیر اجازه ادامه پروژه را صادر می نماید، سپس گزارش به کمیته های راهبردی در سازمان های بزرگ بُرده می شود. در سازمان های کوچکتر و بدون کمیته راهبردی این کار توسط مدیران ارشد بعنوان بخشی از فعالیت های عادی مورد ارزیابی قرار می گیرد. همان طور که تهیه اطلاعات برای پروژه امکان سنجی صورت می گیرد همین اطلاعات در گزارش امکان سنجی نیز بکار می رود (کتابی، ۱۳۸۴).
بطور خلاصه برای تهیه اطلاعات در گزارش امکان سنجی باید:
- حوزه کاری اصلی برای هر پروژه تعیین شده باشد.
- هر گونه نیاز برای کارمندان متخصص در مراحل بعدی پروژه گزارش شود.
- بهبودهای احتمالی یا صرفه جوئی های احتمالی مشخص شود.
اجزاء گزارش امکان سنجی بطور نمونه ای
الف) عنوان صفحه: نام پروژه - گزارش، شماره، نسخه، تهیه کننده، تاریخ.
ب) واژگان مرجع: این گزارش از ابعاد و اهداف حوزه گرفته می شود.
ج) خلاصه: عبارات کوتاه، مطالعه امکان سنجی و توصیه های مربوط به آن را ارائه می دهد.
د) زمینه: اسنادی برای شروع پروژه است، زمینه ای از سیستم فعلی و سیمای آن در داخل سازمان، شکل آن در طرح های توسعه ای سازمان و مشکلات احتمالی که با آن مواجه خواهد شد.
ه) روش مطالعه: توضیحات تفضیلی روش تحقیق سیستمی شامل مصاحبه های پرسنلی و نحوه جستجوی اسناد با هر یک از کانال های ارتباطی دیگر، فرضیه های انجام شده و محدودیت های تحمیل شده در این قسمت می آیند.
در سیستم موجود عباراتی هستند که شامل سیمای سیستم جاری هستند؛ وظایف اصلی، کارمندان، انبارداده ها، تجهیزات مورد نیاز، رویه های کنترلی و راه هایی که توسط آن به سایر سیستم ها ارتباط می یابد از این قبیل می باشند.
و) در گزارش، سیستم پیشنهادی ممکن است فراتر از یک سیستم معرفی شود. در این صورت نمودار گردش داده ها و سایر تکنیک های چارت بندی می تواند بعنوان نمایشی از سیستم پیشنهادی باشد، همچنین مشخصات کنترلی اصلی در این بخش می آید.
پیشنهادها شامل سیستم پیشنهادی با دلایل مربوطه، علت اینکه چرا مورد توجه و ترجیح داده می شود را بصورت واضح نشان می دهد.
ز) برنامه توسعه باید با جزئیات بیشتر مطرح شود که شامل هزینه پروژه برای مراحل آتی است و معمولاً در دورۀ زندگی سیستم اتفاق می اُفتد (کتابی به نقل از میکائیلی، ۱۳۸۵).
هدف از مکانیزه کردن سازمان با سیستم مدیریت اطلاعات
هدف اساسی از ایجاد و استقرار سیستم های رایانه ای در هر سازمان، تهیه و تأمین اطلاعات مورد نیاز برای اخذ تصمیم صحیح و بموقع می باشد تا مدیریت با دریافت گزارشهای مداوم، از نحوۀ پیشرفت امور اطلاع حاصل نماید. سیستم مدیریت اطلاعات در هر سازمان باید جوابگوی احتیاجات مدیریت آن سازمان باشد، نظر به اینکه نیازمندی های اطلاعاتی مدیریت در هر سازمان با مؤسسه دیگر متفاوت است لذا ایجاد و استقرار سیستم های مدیریت اطلاعات در هر سازمان ممکن است با سازمان دیگر تفاوت فاحش داشته باشد.
ابتدا در مطالعۀ نخستین، امکان استقرار رایانه در یک سازمان بررسی می گردد یعنی اینکه از نظر اقتصادی و فنی سیستم های موجود را می توان مکانیزه نمود یا این امر امکان پذیر نیست؟ در برخی مواقع ممکن است گروه بررسی کننده به این نتیجه برسد که سازمان مورد نظر هنوز آمادگی و رشد مکانیزه شدن سیستم اطلاعاتی را ندارد و صرفه در این است که سیستم های موجود با یک سیستم دیگر بررسی کامل و بهبود یابند (کتابی، ۱۳۸۴).